T.C.

MERSİN DEFTERDARLIĞI

MUHASEBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ

BİRİNCİ KISIM

AMAÇ, KAPSAM VE GENEL ESASLAR

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve Kapsam

MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı; Mersin Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğünün

çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Dayanak

MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Maliye Bakanlığı İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem

Planına dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3- (1) Bu Yönergede geçen;

a) Bakanlık : Maliye Bakanlığını,

b) Defterdarlık: Mersin Defterdarlığını,

c) Harcama birimi: Bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimi,

d)Harcama yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini,

e) Muhasebe hizmeti: Gelir ve alacakların tahsili, giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini,

f) Muhasebe birimi: Mersin Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğünü,

g)Muhasebe yetkilisi: Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesinden ve muhasebe biriminin yönetiminden sorumlu, usulüne göre atanmış sertifikalı yöneticiyi,

h) Muhasebe yetkilisi yardımcısı: Muhasebe yetkililerinin yardımcılarını,

i) Muhasebe yetkilisi mutemedi: Muhasebe yetkilisi adına ve hesabına para ve parayla ifade edilebilen değerleri geçici olarak almaya, muhafaza etmeye, vermeye, göndermeye yetkili ve bu işlemlerle ilgili olarak doğrudan muhasebe yetkilisine karşı sorumlu olan kamu görevlilerini ve yetkili memurları,

j) Vezne: Muhasebe birimine teslim edilen tedavüldeki Türk parası, döviz, çek, senet, menkul kıymetler ve teminat mektuplarının muhafaza edildiği yeri,

k) Ambar: Muhasebe birimine teslim edilen ve parayla ifade edilen değerli kağıtlar ile muhasebe birimince kullanılacak seri ve sıra numaralı alındı, teslimat müzekkeresi, çek ve benzeri basılı evrakın muhafaza edildiği yeri,

l) Mali Yıl: Takvim yılını,

m)Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (BKMYBS): Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünce kullanılan otomasyon sistemi (bütçe kanunu hazırlıklarının başlatılmasından kesin hesabın TBMM’de kanunlaşmasına kadar geçen mali işlemlere ilişkin süreçlerde kullanılan otomasyon sistemi)

n)Kimlik Yönetim Sistemi(KYS):Muhasebe Birimi Kimlik Yöneticisi ve Harcama birimi Kimlik Yöneticisi belirlemek üzere kullanılan sistemi,

o)Mali Yönetim Sistemi(MYS):Harcama birimlerince ödeme emri belgelerinin, e- fatura, taşınır işlem fişleri ile harcama talimatlarının hazırlandığı ve muhasebe sistemine gönderildiği sistem.

p) KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemini,

r) BELGE-NET: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

İfade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Muhasebe Müdürlüğünün Görev Ve Yetkileri

MADDE 4 — (1) Muhasebe Yetkilisinin / Müdürlüğünün görev ve yetkileri aşağıda belirtilmiştir.

a) Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek.

b) Giderleri ve borçları hak sahiplerine ödemek.

c) Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek.

d) Yukarıdaki bentlerde sayılan işlemlere ve diğer mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutmak, mali rapor ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenlemek.

e) Gerekli bilgi ve raporları, Bakanlığa, hizmet verilen ilgili kamu idaresinin harcama yetkilisi ile üst yöneticisine ve yetkili kılınmış diğer mercilere muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen sürelerde düzenli olarak vermek.

f) Vezne ve ambarların kontrolünü ilgili mevzuatında öngörülen sürelerde yapmak.

g) Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak.

h) Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen zamanlarda denetlemek veya muhasebe yetkilisi mutemedinin bulunduğu yerdeki birim yöneticisinden kontrol edilmesini istemek.

ı) Hesabını kendinden sonra gelen muhasebe yetkilisine devretmek, devredilen hesabı devralmak.

j) Muhasebe birimini yönetmek.

k) Diğer mevzuatla verilen görevleri yapmak.

Muhasebe Yetkilisinin Sorumlulukları

MADDE 5 —(1) Muhasebe yetkilisi;

a) Bu Yönergenin 4 üncü maddesinde sayılan hizmetlerin zamanında yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından,

b) Mutemetleri aracılığıyla aldığı ve elden çıkardığı para ve parayla ifade edilen değerler ile bunlarda meydana gelen kayıplardan,

c) Ön ödeme ile kesin ödemelerin yapılması ve ön ödemelerin mahsubu aşamalarında ödeme emri belgesi ve eki belgelerin usulünce incelenmesi ve kontrolünden,

d) Yersiz ve fazla tahsil edilen tutarların ilgililerine geri verilmesinde, geri verilecek tutarın, düzenlenen belgelerde öngörülen tutara uygun olmasından,

e) Ödemelerin, ilgili mevzuatın öngördüğü öncelik sırası da göz önünde bulundurularak, muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre yapılmasından,

f) Rücu hakkı saklı kalmak kaydıyla, kendinden önceki muhasebe yetkilisinden hesabı devralırken göstermediği noksanlıklardan,

g) Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuata göre kontrol etmekten,

h) Yetkili mercilere hesap vermekten, sorumludur. Muhasebe yetkilisinin Kanuna göre yapacağı kontrollere ilişkin sorumluluğu, görevi gereği incelemesi gereken belgelerle sınırlıdır.

Muhasebe yetkilisinin ret ve iadeler ile ayrılıp gönderilmesi gereken paylara ilişkin fazla ve yersiz ödemelerde sorumluluğu, bu Yönergenin 9 uncu maddesi uyarınca yapması gereken kontrollerle sınırlıdır.

Para Ve Para İle İfade Edilen Değerlerin Muhafazası

MADDE 6- (1) Muhasebe yetkilisi, muhasebe birimlerine teslim edilen para ve parayla ifade edilen değerlerin ilgili mevzuatında öngörüldüğü şekilde alınmasını, vezne ve ambarlarında muhafaza edilmesini ve gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlamak zorundadır. Muhasebe yetkilisi, ilgili mevzuatında öngörülen süreler içinde ve belirsiz günlerde vezne ve ambarlarını kontrol ederek kayıp ve noksanlık olmaması için gerekli önlemleri almakla yükümlüdür. Bu görevin gereği gibi yerine getirilmemesi nedeniyle meydana gelecek kayıp ve noksanlıklardan genel hükümlere göre sorumludur.

Yangın, sel, deprem, yer kayması, çığ düşmesi gibi afet halleri ile savaş veya askeri ve idari sebeplerle tahliye ya da hırsızlık gibi nedenlerle vezne ve ambarlarda kayıp veya noksanlık meydana gelmesi halinde, muhasebe yetkilisince durum derhal Defterdarlık Makamına yazılı olarak bildirir. Ayrıca, olaya ilişkin delillerin kaybolmaması için gerekli tedbirleri alır. Sorumluluğun ibrası için, olayın öğrenildiği günden itibaren en geç 15 gün içinde, Üst Yöneticiye başvurur. Bu durumda muhasebe yetkilisinin sorumluluğu, üst yöneticisinin görüşleri alınarak Sayıştay tarafından hükme bağlanır.

Yetkisiz Tahsil Ve Ödeme Yapılamayacağı Ve Birleşemeyecek Görevler

MADDE 7-(1) Kanunların öngördüğü şekilde yetkili kılınmamış hiçbir gerçek veya tüzel kişi kamu adına tahsilat ve ödeme yapamayacağı gibi muhasebe hizmeti de veremez. Usulüne göre atanmadığı halde muhasebe hizmetlerinden bir kısmını veya tamamını kendiliğinden yapanlar ile yapılması konusunda emir veren yöneticiler hakkında, Sayıştay tarafından belirlenecek mali sorumlulukları saklı kalmak üzere, adli ve idari yönden de ayrıca işlem yapılır. Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez.

Görev, Yetki Ve Sorumlulukların Devri

MADDE 8-(1) Muhasebe yetkilisi, kanunlarla kendilerine verilen görev ve yetkilerinden bir kısmını Maliye Bakanlığınca belirlenen usul ve esaslara göre yardımcılarına devredebilir. Muhasebe yetkilileri hakkındaki sorumluluk, devredilen işlerle ilgili olarak görev ve yetki devri yapılanlar hakkında da uygulanır. Muhasebe yetkilisi devrettiği görev ve sorumlulukların, yardımcılar tarafından usulüne uygun olarak yerine getirilip getirilmediğini gözetmekle yükümlüdür. Devredilen görev ve yetki sınırları içerisinde olmakla birlikte, yardımcılar tarafından tereddüde düşülen konulardaki işlemler, uygun bulunması halinde Muhasebe Müdürü tarafından sonuçlandırılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Belgelerin Kontrolü Ve Alacakların İzlenmesi

Ödeme Emri Belgesi Ve Ekleri Üzerinde Yapılacak Kontroller

MADDE 9-(1) Ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde;

a) Yetkililerin imzası,

b) Ödemenin çeşidine göre ilgili mevzuatında belirlenen belgelerin tamam olması,

c) Maddi hata bulunup bulunmadığı,

d) Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgiler, kontrol edilir.

Yukarıda belirtilen kontroller dışında kontrol ve inceleme yapılamaz; ödemelerde ilgili mevzuatında düzenlenmiş belgeler dışında belge aranmaz. Yukarıda sayılan konulara ilişkin hata veya eksiklik bulunması halinde ödeme yapılmaz. Muhasebe yetkilileri, ödeme emri eki belgelerin, ödemesi yapılacak giderin çeşidine ve alım şekline göre Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde ve özel mevzuatında öngörülen belgelerden olmasını ve bu belgelerin eksiksiz olarak ödeme emri belgesi ekine bağlanmasını kontrol etmekle sorumlu olup, belgelerin alınan mal veya hizmet yada yapılan iş bazında miktar veya ara toplam olarak bütçedeki tertiplerine uygunluğunun kontrolünden ve doğruluğundan sorumlu değildir.

Muhasebe yetkililerinin maddi hataya ilişkin sorumlulukları; bir mali işlemin muhasebeleştirilmesine dayanak teşkil eden karar, onay, sözleşme, hak ediş raporu, bordro, fatura, alındı ve benzeri belgelerde; gelir, alacak, gider ya da borç tutarının tespit edilmesine esas rakamların hiçbir farklı yoruma yer vermeyecek biçimde, bilerek veya bilmeyerek yanlış seçilmesi, oranların yanlış uygulanması, aritmetik işlemlerin yanlış yapılması ve muhasebeleştirmeye esas toplamlarının muhasebeleştirme belgesinde ilgili hesaplara noksan veya fazla kaydedilmek suretiyle yapılan yersiz ve fazla alma, verme, ödeme ve gönderilmesiyle sınırlıdır. Teknik nitelikteki belgelerde, bu niteliğe ilişkin olarak yapılmış maddi hatalardan bu belgeleri düzenleyen ve onaylayan gerçekleştirme görevlileri sorumlu olup, muhasebe yetkililerinin bu belgelere ilişkin sorumlulukları aritmetik işlemlerdeki yanlışlıklarla sınırlıdır. Muhasebe yetkilileri, ön ödemeler ile geri verilecek para ve para ile ifade edilen değerlere ilişkin olarak düzenlenen muhasebeleştirme belgeleri ve ekleri üzerinde de birinci fıkradaki hususları kontrol etmekle yükümlüdürler.

Ödeme öncesi kontrol süresi

MADDE 10-(1) Ödeme emirleri, muhasebe birimine geliş tarihinden itibaren, en geç dört iş günü içinde incelenir, uygun bulunanlar muhasebeleştirilerek tutarları hak sahiplerinin banka hesabına aktarılır. Eksik veya hatalı olan ödeme emri belgesi ve eki belgeler, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç, hata veya eksikliğin tespit edildiği günü izleyen iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak gönderilir. Hata veya eksiklikleri tamamlanarak tekrar muhasebe birimine verilenler, en geç iki iş günü sonuna kadar incelenerek muhasebeleştirme ve ödeme işlemi gerçekleştirilir.

Alacakların tahsil sorumluluğu

MADDE 11-(1) İlgili kanunlara göre tarh ve tahakkuk ettirilerek tahsil edilebilir hale gelmiş kamu gelir ve alacakları yükümlüleri ve sorumluları adına ilgili hesaplara kaydedilerek takip ve tahsil edilmesi sağlanır. Tahsili Muhasebe Birimimize ait kamu alacaklarından borçlusu başka bir yerde olduğu anlaşılanların tahsili, borçlunun bulunduğu yerdeki muhasebe biriminden istenir. Diğer muhasebe birimlerince tahsili istenen alacak tutarı, ilgili muhasebe birimi adına kayıtlara alınarak izlenir. Bu alacaklardan nakden yada mahsuben yapılan tahsilat, alacağın kayıtlı bulunduğu muhasebe birimine nakden veya hesabına ödenir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İş Ve İşlemler

Maaş İşlemleri

MADDE 12-(1) Muhasebe Biriminde yapılan muhasebe hizmetleri Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün ödeme sistemi olan Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (BKMYBS) kullanılarak yürütülür.

– 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi çalışan memurların,

– 2802 sayılı Hakimler ve Savcılar Kanununa tabi çalışan hakim ve savcıların,

– Açıktan vekil olarak atanan personelin,

-Kadro karşılığı sözleşmeli personelin,

maaş bilgilerine esas verileri harcama birimleri maaş mutemetleri ve harcama yetkililerince Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) üzerinden kaydedilerek KPHYS’de maaş hesaplaması yapılır ve oluşan ödeme emri belgesi harcama yetkilisi tarafından onaylanarak muhasebe sistemine gönderilir. KBS sistemi üzerinden alınan ödeme emri eki belgeleri ve ödeme emri belgesi ıslak imzalı olarak muhasebeye gönderilir.

-İşçi ve sözleşmeli personel statüsünde olan ve KBS üzerinden maaş almayan diğer personellerin maaşları manuel olarak yapılmakta olup, ödeme emri belgesi veri giriş görevlisi tarafından muhasebe yönetim sistemine (MYS) girilir ve harcama yetkilisi tarafından onaylanarak aynı sistem üzerinden muhasebeye gönder yapılmaktadır. Böylelikle BKMYBS’ye düşen evraklar muhasebe yetkilisi yada yardımcısı tarafından yevmiyeleştirilerek maaş ödemesi gerçekleştirilmiş olur.

Alacaklar İşlemleri

Kişilerden Alacaklar, Gelirlerden Alacaklar, Başka Birim adına İzlenen Alacaklar: Muhasebe Müdürlüğünün muhasebe hizmetlerini yürüttüğü harcama birimlerince kişi borcuna alınması, icra dosyası açılması yada gelirlerden alacaklar dosyası (imar barışı tahsilatları, lojman satışları) tahsil edilmesi istenen alacaklara ilişkin gelen resmi yazı üzerine iş ve işlemler yürütülür.

2/B işlemlerinde Çevre ve Şehircilik Milli Emlak Müdürlüğü tarafından tahakkuk ettirilerek oluşturulan alacak dosyaları MEOP ile olan entegrasyon ile otomatik olarak oluşturulur. Bu dosyalarından yapılan tahsilatlar neticesinde ilgili paylar tahsilat sırasında otomatik olarak ayrılarak emanet hesaplarına düşmektedir.

MADDE 13-

1-Alacak İşlemleri menüsünde bulunan Alacak Dosyası İşlemlerinde;

a)Yeni bir alacak dosyası eklemek için Ekle düğmesine tıklanır ve Alacak Dosyası Ekle Ekranı görüntülenir.

b)Alacak Dosyası Ekle Ekranında yer alan Alacak Kategorisi alanı açılır listede, Kişilerden Alacaklar, Gelirlerden Alacaklar ve Başka Birim Adına İzlenen Alacaklar kategorilerinden eklenen alacak dosyasının kategorisi seçilir. Seçilen kategoriye göre dosyaya anlamlı bir ad bilgisi girilir. Eklenen alacak dosyasının harcama birimi ile kurumsal kodu oturum bilgisinde seçilen muhasebe birimi ve deftere göre listelenir.

c)Ekranda alacak dosyasının genel bilgileri girildikten sonra alacak dosyasının tahakkukunu eklemek için Tahakkuk Bilgileri alanında yer alan Ekle düğmesine tıklanır ve Tahakkuk Ekle Ekranı görüntülenir.

d)Tahakkuk Ekle Penceresinde yer alan Tahakkuk Türü alanındaki açılır liste, Alacak Dosyası Ekle Ekranında seçilen kategoriye göre listelenmektedir. Tahakkuk türü seçilir ve diğer alanlar doldurulur. (Dış sistem dosya numaraları, eklenen alacak dosyalarının kurumlarından gönderilen numaralardır. Örn. İcra dairelerinden icra dosyaları için gönderilen dosya numaraları).

e)Eklenen tahakkuka, Faiz Tipi alanındaki açılır listede yer alan faizler haricinde manuel faiz tutarı eklemek için Faiz Girilsin Mi kutucuğu işaretlenir. İlgili faiz tutarı tahakkuk kalemleri eklenirken girilir. Tahakkukun peşin mi taksitli mi ekleneceği Tahakkuk Tipi alanından seçilir. Tahakkuk tipi Taksit seçilirse ekranda Taksit Listesi alanı görüntülenir.

f)Tahakkuka verilecek taksit adedi kadar Ekle düğmesine tıklanır ve eklenen satırlara taksit vade tarihi ile anapara tutar bilgileri girilir. Eklenen satırları silmek için istenilen satır seçilir ve Sil düğmesine tıklanır.

g)Alacak dosyasının tahakkukunu eklerken taksitlendirme yapılacağı gibi tahakkuk eklendikten sonra Tahakkuk Güncelle ekranında ilgili tahakkuka taksitlendirme yapılabilir.

h)Tahakkuk Ekle ekranında tahakkukun tipi seçildikten sonra eklenen tahakkukun sorumluluk tipi bilgisi seçilerek tahakkuk ekleme işlemine devam edilir. Tahakkuk borçlu sayısı birden fazlaysa sorumluluk tipi müteselsil seçilir. Ancak eklenen tahakkukun tek borçlusu varsa sorumluluk tipi münferit seçilir.

ı)Tahakkuk Ekle penceresinde seçilen tahakkuk türlerinden Sayıştay ilamı olarak tanımlı olan tür seçildiğinde İlam Numarası, İlamın Kesinleştiği Yıl, İlam Yılı alanları görüntülenir ve  gerekli bilgiler bu alanlara girilir.

i)Tahakkukta faiz bilgisinin olması halinde faiz tipi seçildikten sonra Tahakkuk Tarihi alanı Faiz Başlangıç Tarihi olarak güncellenir ve tarih bilgisi girilir.

j)Tahakkukun kalemlerini eklemek için Tahakkuk Kalemleri alanında yer alan Ekle düğmesine tıklanır ve Tahakkuk Kalemleri Ekle Penceresi açılır.

k)Alacak dosyasını güncellemek için İşlemler Alacak Dosyası Güncelle işlemine tıklanır ve Alacak Dosyası Güncelle Ekranı görüntülenir.

l)Alacak dosyası onaylanmadıysa dosyanın tüm bilgileri güncellenebilmektedir. Ancak alacak dosyası onaylandıysa dosyasının adı ve açıklama kısmı güncellenebilmektedir. Alacak Dosyası Güncelle Ekranında gerekli güncellemeler yapıldıktan sonra Güncelle düğmesine tıklanır.

m)-Alacak dosyasına ait tahakkukların durum bilgisi Tamamlandı durumundaysa ve ilgili alacak dosyasına yeni bir tahakkuk eklenmeyecekse alacak dosyası kapatılabilir. Alacak dosyasını kapatmak için Alacak Dosyası Detayları Ekranından İşlemler /Dosyayı Kapat işlemine tıklanır. Kapatılan alacak dosyaları sorgulanabilir ancak üzerinde herhangi bir işlem yapılamamaktadır.

n)Alacak dosyası bazı durumlarda oturum bilgisinde seçilen defter veya muhasebe biriminin sorumluluğunda olmayabilir. Böyle durumlarda ilgili alacak dosyası devredilebilmektedir. Alacak dosyasını devretmek için İşlemler /Alacak Dosyası Devret işlemine tıklanır ve Alacak Dosyası Devret Penceresi açılır.

o)Alacak Dosyası Devret Penceresinde alacak dosyasını devralan kamu idaresi, defter, harcama birimi ve kurumsal kod bilgileri ilgili alanlardaki açılır listeden seçilir. Bu bilgiler seçildikten sonra Devret düğmesine tıklanır.

ö)Alacak dosyası ve alacak dosyasına ait tahakkuklar onaylanmadıysa ilgili alacak dosyası silinebilmektedir. Alacak dosyasına silmek için İşlemler / Sil işlemine tıklanır. Silinen alacak                   dosyaları daha sonrasında sorgulanamamaktadır.

p)Tahakkuk tutarına alınan karar doğrultusunda terkin işlemi yapılır. Tahakkuka yönelik terkin işlemi yapmak için terkin edilecek tahakkuk seçilir, İşlemler / Terkin Et işlemine tıklanır ve Terkin İşlemi Penceresi açılır. Terkin İşlemi Penceresinde tahakkukun toplam tutar bilgisi görüntülenir. Alınan karar doğrultusunda tutardan ne kadarı terkin edileceği Terkin Edilecek Tutar alanına girilir. Terkin işlemine yönelik kararın numarası, adı, mali yıl ve açıklama bilgisi ilgili alanlara girilir, Terkin Et düğmesine tıklanır.

r)Tahakkuklara yönelik güncelleme yapılabilmektedir. Yeni durumundaki tahakkuklar güncellenmek istendiğinde tahakkukun tüm bilgileri güncellenebilir. Onaylanmış tahakkuka yönelik güncelleme yapmak için Alacak Dosyası Detayları Ekranında ilgili tahakkuk seçilir, İşlemler /Tahakkuk Güncelle işlemine tıklanır ve Tahakkuk Güncelle Ekranı görüntülenir.

s)Tahakkuk Güncelle Ekranında tahakkuka yönelik taksitlendirme yapmak için sağ üst köşede yer alan Taksitlendir düğmesine tıklanır ve ilgili ekranın en altında Taksit Detayı alanı görüntülenir. Taksit Detayı alanındaki Ekle düğmesi taksit adeti kadar tıklanır ve taksit adetlerinin vade tarihi ile tutar bilgileri eklenen satırlara girilir. Eklenen taksit satırlarına yönelik silme işlemi yapılabilir.

t)Tahakkukun faizini bilgi amaçlı hesaplamak için Faiz Başlangıç Tarihi alanından hesaplamanın hangi tarihe göre yapılacağı seçilir ve Faiz Hesapla düğmesine tıklanır. Faiz  hesaplanırken, seçilen faiz başlangıç tarihinden hesaplamanın yapıldığı günün tarihine kadar faiz tutarı hesaplanır. Ekranda hesaplanan faizin sonucu Bugün İtibari İle alanındaki Toplam Borç ve Kalan Borç alanlarında görüntülenir. Faizli veya faizsiz tahakkukun bugün itibari ile toplam borç, kalan borç ve ödenen borç tutarları   Bugün İtibari ile görüntülenir.

u)Alacak Dosyası Detayları Ekranında tahakkukun borçlularını güncellemek için Tahakkuk Görüntüle alanından ilgili tahakkuk seçilir, İşlemler /Tahakkuk Borçluları Güncelle işlemine tıklanır ve Tahakkukun Borçlularını Güncelle Ekranı görüntülenir. Tahakkukun Borçlularını Güncelle Ekranında gerekli güncellemeler yapıldıktan sonra Güncelle düğmesine tıklanır.

v)Alacak Dosyası Detayları Ekranında alacak dosyasının tahakkukunu emanetten ödemek için  ilgili tahakkuk seçilir, İşlemler Mahsup Et işlemine tıklanır ve Emanetten Mahsup İşlemleri   Ekranı görüntülenir. Emanetten Mahsup İşlemleri Ekranında tahakkuk borçlusuna ya da borçlularına ait emanet kaydı varsa Emanet Listesi alanındaki satırda görüntülenir ve ilgili satır seçilerek Mahsup Et düğmesine tıklanır.

2-Alacak işlemleri menüsünde bulunan Tahakkuk İşlemleri menüsünde;

a)Alacak dosyasına ait tahakkuklara yönelik işlem yapmak için ana menüde yer alan Alacak  İşlemleri/Tahakkuk İşlemleri seçilir ve Tahakkuk İşlemleri Ekranı görüntülenir.

b) Alacak Dosyası Detay Ekranında alacak dosyasının tahakkuklarına yönelik işlem yapılırken Tahakkuk İşlemlerinde doğrudan tahakkuklara işlem yapılabilmektedir. Tahakkuk İşlemleri Ekranında sorgulama alanlarından en az biri kullanılarak ve Sorgula düğmesine tıklanarak tahakkuklara ulaşılır. Sorgulanan tahakkukun detayına ulaşmak için Sonuçlar tablosunda yer alan Tahakkuk No alanındaki bağlantıya tıklanır ve Tahakkuk Detayı     Ekranı görüntülenir.

c) Tahakkuk Detayı Ekranındaki Alacak Dosyası alanında, ilgili tahakkukun hangi alacak dosyasında yer aldığını gösteren alacak dosyasının No bilgisi görüntülenir. Ekranda tahakkukun borçlu veya borçluların bilgisi Borçlu Listesi alanında yer alır. Tahakkukun bugün itibari ile toplam, ödenen ve kalan borç tutar bilgisi Bugün İtibari İle alanında görüntülenir. Tahakkuka yönelik daha önceden yapılan ödeme varsa Ekranda Mahsup Detayı alanı görüntülenir. Mahsup Detayı alanında tahakkuka yapılan mahsuplar satırlar halinde görüntülenir. İlişkili Kayıt Türü alanında tahakkuka yapılan mahsupların hangi yöntemle (Terkin, tahsilat vb.) yapıldığı yer alır. Ayrıca Mahsup Detayı alanında mahsup tarihi ve tutar bilgileri yer alır.

d)Tutarın ana para ve faiz bilgisini görmek için ilgili satırdaki Detay düğmesine tıklanır.

e)Tahakkuka terkin ve emanet yöntemiyle mahsup işlemi yapıldığında ilgili mahsubun iptal işlemi yapılabilir. Mahsubu iptal etmek için ilgili satır seçilir, Mahsup İptal düğmesine tıklanır ve açılan pencerede neden iptal edildiğine dair açıklama bilgisi girilir.

f)Tahakkuk Detay Ekranında tahakkuk türünün kalem bilgileri hesap kodu ile birlikte Tahakkuk Kalemleri alanında yer alır. Tahakkuka verilen taksitlerin detay bilgisi Taksit Detayı alanında görüntülenir. Tahakkuka yönelik yapılan işlemler sonucu oluşan muhasebe kayıtları, Muhasebe Kayıtları Listesi alanında görüntülenir. Muhasebe kayıtları listesinde Muhasebe Kaydı No sütunundaki bağlantı tıklanarak tahakkuka ait ilgili muhasebe kaydının detayı görüntülenir.

3- Borçlu işlemleri menüsünde;

a)Tahakkuk borçlularına yönelik işlem yapmak için ana menüde yer alan Alacak İşlemleri/Borçlu İşlemleri seçilir ve Borçlu Sorgula Ekranı görüntülenir.

b) Borçlu Sorgula Ekranında Sorgulama alanlarından en az birini kullanıp Sorgula düğmesine tıklayarak borçlulara ulaşılır. Örneğin, oturum bilgisinde seçilen Kamu İdaresi Defteri kapsamında bir borçluya ait tüm borçlar sorgulanmak istenirse ilgili T.C. kimlik numarası Kimlik Bilgisi alanına girilir ve Sorgula düğmesine tıklanır. Sorgulama sonucu Alacak Dosyası ile Tahakkuk sütununda borçluların hangi alacak dosyası ve tahakkukta yer aldığı görüntülenir. Bu alanlardaki bağlantılar kullanılarak borçlunun alacak dosyası veya tahakkuk detayı görüntülenebilmektedir. Borçluların bilgilerinde güncelleme yapmak için sorgulanan borçlu seçilerek Güncelle düğmesine tıklanır ve Tahakkukun Borçlularını Güncelle Ekranı görüntülenir.

c) Tahakkukun Borçlularını Güncelle Ekranında var olan borçluya yeni borçlu eklenebilir ya da kayıtlı borçlulardan seçilen borçlu silinebilir. Yeni borçlu eklemek için Ekranda borçlu tipi seçilerek kimlik bilgisi girilir ve Getir düğmesine tıklanır. Böylece girilen kimlik bilgisine göre borçlunun genel bilgileri görüntülenir ve Güncelle düğmesine tıklanır.

4-Faiz Hesaplama işlemlerinde;

a) Alacak dosyasındaki onaylanmış tahakkuklara faiz tipi belirtilmişse borçlunun gerçekleştireceği ödeme tutarının faizi bilgi amaçlı hesaplanabilmektedir. Faiz hesaplamaya yönelik işlem yapmak için ana menüde yer alan Alacak İşlemleri/Faiz Hesaplama İşlemleri        seçilir ve Faiz Hesaplama Ekranı görüntülenir.

b) Faiz Hesaplama Ekranında borçlunun faiz hesaplamasındaki tutarlar Ödeme Tarihi’nde seçilen tarih bilgisine göre yapılır. Ödeme Tarihi alanı bugünün tarihi olarak seçili gelmektedir. Fakat ödeme tarihi değiştirilebilir ve faiz hesaplaması ödemenin yapılacağı tarihe göre yapılabilir. Ekranda TC/Vergi Kimlik No alanına tahakkuk borçlusunun kimlik numarası girilir  ve borçlunun hangi alacak dosyasında yer alan tahakkuka yönelik hesaplama yapılacağı Alacak Dosyası No alanındaki açılır listeden seçilir. Yatırılacak Tutar alanına belirli bir tutar bilgisi girildikten sonra Hesapla düğmesine tıklanır ve Faiz Hesaplama Sonucu alanında faizin hesaplama sonucu satır olarak görüntülenir.

c) Faiz Hesaplama Sonucu alanında, seçilen ödeme tarihine ve girilen tutara göre alacak dosyasının Toplam Borç, Toplam Ödenen ve Toplam Kalan sütunlarında anapara, faiz ve toplam tutar bilgileri görüntülenir. Tahakkuk borçlusunun ödemesi taksitlendirilmişse, her bir taksit adedi için faiz hesaplaması Detaylar bağlantısına tıklanarak görüntülenmektedir.

Bütçe Ödenek İşlemleri

MADDE 14-

1-Ödenek Gönderme-Tenkis: Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından gönderilen ödenek hareketleri ve tenkis belgeleri Sistem’e otomatik aktarılmaktadır. Ödenek veya tenkis belgelerini görüntülemek için ana menüde yer alan Ödenek Gönderme / Tenkis Belgesi işlemi seçilir ve Ödenek Gönderme / Tenkis Belgesi Sorgula Ekranı görüntülenir. Açılan Ekranda yer alan sorgulama alanları kullanılarak Sistem’deki ödenek gönderme veya tenkis belgeleri sorgulanabilir veya doğrudan Sorgula düğmesine tıklanarak tüm kayıtlara ulaşılır. Sorgulama işlemi neticesinde ödeneklerle ilgili gelen bilgileri excel dosya formatında Raporla butonu ile raporlanabilir. Sorgulama sonucu görüntülenen belge bazında gelen ödenek gönderme / tenkis belgelerinin detayı No sütunundaki bağlantıdan görülebilir.

2-Ödenek Gönderme Tenkis Hareketi: Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından gönderilen ve Sistem’e aktarılan ödenek hareketleri belge bazında gruplanarak Ödenek Gönderme / Tenkis Belgesi başlığında görüntülenmektedir. Belgeden bağımsız olarak tüm ödenek hareketlerini görüntülemek için ise ana menüde yer alan Ödenek Gönderme / Tenkis Hareketi seçilir ve Ödenek Gönderme / Tenkis Hareketi Sorgula Ekranı görüntülenir. Açılan Ekranda yer alan sorgulama alanları kullanılarak Sistem’deki ödenek hareketleri sorgulanabilir veya doğrudan Sorgula düğmesine tıklanarak tüm kayıtlara ulaşılır.

3-Bekleyen Ödenek Gönderme/Tenkis Belgeleri: Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından gönderilen ve Sistem’e aktarılırken bir problem yaşanan ödenek hareketlerine ulaşmak için ana menüde yer alan Bekleyen Ödenek Gönderme / Tenkis Belgeleri seçilir ve Bekleyen Ödenek Gönderme / Tenkis Belgesi Sorgula Ekranına ulaşılır. Açılan Ekranda yer alan sorgulama alanları kullanılarak İşlem Tamamlanmadı durumundaki kayıtlar sorgulanabilir veya doğrudan sorgula düğmesine tıklanarak tüm kayıtlara ulaşılır. İşlem Tamamlanmadı durumundaki kaydın No sütununda yer alan bağlantıya tıklandığında ödenek gönderme / tenkis belgesi detayı görüntülenir. Görüntülenen detay ekranındaki Ödenek Hareketleri alanında yer alan No bağlantısına tıklandığında ise hatanın açıklamasının yer aldığı Ödenek Gönderme / Tenkis Hareketi Detayı Ekranı görüntülenir. Bekleyen Ödenek Gönderme / Tenkis Belgesi Sorgula Ekranında yer alan hatalı kayıtlara yönelik sorunun giderilip giderilmediğini kontrol etmek için ilgili kayıt seçilir ve Süreci Devam Ettir

Butonuna tıklanır. İlgili hata giderildiği takdirde kaydın durumu İşlem Tamamlandı durumuna geçer ve kayıt Bekleyen Ödenek Gönderme/Tenkis Belgesi Sorgula Ekranından silinir. Süreci Devam Ettir düğmesine tıklanmasına rağmen hala İşlem Tamamlanmadı durumundaki olan kayıt belirli bir süre sonra tekrar kontrol edilebilir.

Ödeme İşlemleri:

MADDE15- ) Harcama birimlerince düzenlenen ödeme belgesi ve eki belgeler muhasebe

müdürlüğünce “Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı” ile birlikte teslim

alınır.

(2) Harcama birimlerince MYS-Mali Yönetim Sistemi (MYS) düzenlenerek hem fiziki hem de elektronik ortamda muhasebe birimine gönderilen ödeme belgeleri (ödeme emri belgesi/muhasebe işlem fişi) BKMYS’de  yer alan Ödeme İşlemleri menüsünde yer alan Ödeme Kaydı sorgulanmak suretiyle yevmiyeleştirilerek  ödeme işlemleri gerçekleştirilir.

(3) Harcama birimleri tarafından ödeme belgesine bağlanarak ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilen ödeme belgesi ve eki belgeler üzerinde yapılan incelemede noksanı bulunan ya da diğer nedenlerle ödenmesi uygun görülmeyen ödeme belgesi ve eki belgeler “Hata veya Noksanı Bulunan Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Listesi ” düzenlenerek gerekçeleriyle birlikte inceleme süresi içinde ilgili harcama birimine iade edilir..

(4) Harcama birimleri tarafından ödeme belgesine bağlanarak ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilen ve işlemi tamamlanan belgeler, muhasebe birimleri tarafından harcama birimlerinin kurumsal koduyla ve yevmiye sıra numarasına göre ayrı ayrı torbalar içinde muhafaza edilecek ve istenildiğinde belgelerin kolaylıkla bulunmasını teminen her bir torbayla torba içindeki belgelerin muhasebe birimine teslimi sırasında kullanılan “Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı ” ilişkilendirilecektir. Bir harcama birimine ait birden fazla torba kullanılması durumunda torbalar, birden başlamak üzere numaralandırılacaktır. Söz konusu torbalar, üçer aylık dönemler itibariyle “Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı ” bilgilerini içeren Teslim ve Tesellüm Tutanağı düzenlenerek ilgili harcama birimlerine, muhasebe yetkilisi veya yetkilendireceği personel tarafından teslim edilir..

(4) Belgeler, ilgili harcama birimleri tarafından yazıyla yetkilendirilmiş görevlilere teslim edilecektir. Yetkilendirme yazısında, yetkilendirilen personelin adı-soyadı, unvanı, T.C. Kimlik

Numarası ve imza örneğine yer verilecektir.

1-Ödeme Kaydı İşlemleri: a)Harcama birimleri tarafından, Harcama Yönetim Sistemi (MYS), Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) aracılığıyla gönderilen veya yazılım içerisinde yer alan ödeme talebi işlemlerinden yapılan (emanetten, tahsilattan, VEDOP’tan gelmiş taleplere yönelik) ödeme ekleme işlemleri Ödeme Kaydı ekranına yansımaktadır. Ödeme sürecinin Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi içerisinde takip edildiği ve yürütüldüğü ana ekran olma özelliği taşımaktadır. İlgili ödemelere ulaşmak için ana menüde yer alan Ödeme Kaydı İşlemleri seçilir ve Ödeme Kaydı Sorgula Ekranı görüntülenir.

b)Ödeme Kaydı Sorgula Ekranının üst kısmında yer alan sorgulama alanları kullanılarak istenilen ödeme kaydına ulaşılır. Tüm ödeme kayıtlarına ulaşmak için doğrudan Sorgula butonuna tıklanır ve ödeme kayıtları Sonuçlar alanında görüntülenir.

2-Banka Talimatı İşlemleri:

a) Ödeme yöntemi “Hazine Üzerinden Yurtiçi Hesaba Ödeme” ve “Hazine Üzerinden Yurtdışı Hesaba Ödeme” ise Hazine tarafından nakit karşılandığında ilgili banka talimatları “banka talimatı İşlemleri” ekranına durum bilgisi “İletilmedi” olarak yansır. Aynı zamanda karşılanan nakitlere ilişkin banka talimatı gönderme emri muhasebe kayıtları (325 borç/103 alacak kayıtları) otomatik olarak ön muhasebe kaydı ekranına yansır.

b)-Ödeme yöntemi “Özel Banka Üzerinden Hesaba Ödeme” ve “Konsolosluk” ise ilgili ödeme emrine ilişkin kayıt ön muhasebede yevmiyeleştiği anda banka talimatı İşlemleri ekranına banka talimatı durumu “iletilmedi” olarak yansır.

c)-Oluşan banka talimatlarına ilişkin işlem yapmak için Banka Talimatı İşlemleri ekranında durumu “iletilmedi” olan talimatlar sorgulanır. “İletilmedi” durumundaki banka talimatları seçilir, ödeme yöntemine göre “bankaya ilet/talimat kapat” veya “merkez bankasına ilet” işlemi yapılır.

d) Tüm banka talimatlarını sorgulamak için doğrudan Sorgula butonuna tıklanır. Sorgulanan banka talimatının detayına ulaşmak için Sonuçlar alanında yer alan No sütunundaki bağlantıya tıklanarak Banka Talimatı Detayı Ekranı görüntülenir.

e) Ödeme Yöntemi “Hazine Üzerinden Yurtiçi Hesaba” olan ödemelere ilişkin talimatların ödenmesi için Merkez Bankasına elektronik ortamda ödeme talimatı verilmesi gerekmektedir. Bunun için Merkez Bankasına iletilecek talimatlar seçilir ve Merkez Bankası İşlemleri/ Merkez Bankası’na İlet işlemi ile e-imza süreci başlatılır.

f) Elektronik İmza İşlemi Bilgilendirme Ekranında E-imza işlemine yönelik gerçekleştirilmesi gereken adımlar yer almaktadır. Pencere açıldığında kullanıcının Sistem’i kullandığı bilgisayarına Merkez Bankası’na ileteceği banka talimatını imzalaması için Elektronik İmza Uygulaması otomatik indirilir. Bilgisayara indirilen elektronik imza uygulaması çalıştırılır ve Elektronik İmza Ekranı açılır.

g) Maliye Elektronik İmza Ekranı açıldığında banka talimatını e-imza ile imzalayacak kullanıcı E-imza kartını bilgisayara takmalıdır. E-imza kartı takıldıktan sonra Pencerede Akıllı kartları okumak için basınız butonuna tıklanır ve sertifika sahibi kısmında imza atan kişinin bilgileri görüntülenir. Kart sahibi bilgilerini gördükten sonra Parola alanından parola bilgisi girilir ve İmzala butonuna tıklanır. Böylece banka talimatı e-imza ile imzalanmış olur. Bilgilendirme amaçlı açılan Elektronik İmza İşlemi Başlatıldı Ekranında İmzaladım veya Kapat butonuna tıklanır.

h) Banka Talimatı Sorgula Ekranında e-imza ile imzalanan ilgili banka talimatının durum bilgisi “İletildi” olarak güncellenir.

I) Merkez Bankası’na iletilen banka talimatları için Merkez Bankasın tarafından üç farklı durum ile dönüş yapılır. Buna göre;

Bankada Beklemede: Merkez Bankası tarafından banka talimatının teslim alındığı ancak talimat üzerinde herhangi bir işlem yapılmadığı bilgisine karşılık gelir.

Ödendi: Merkez Bankası tarafından banka talimatına yönelik ödeme yapıldığı bilgisine karşılık gelir.

Emanete Alındı: Merkez Bankası tarafından ödeme yapılamamasından dolayı (banka talimatının zamanında bankaya iletilmemesi veya alıcı banka tarafından iade edilmesi vb durumlar) banka talimatının emanete alındığı bilgisine karşılık gelir.

j)Banka talimatına Merkez Bankası tarafından henüz herhangi bir işlem yapılmadıysa durumu “İletildi” olarak görüntülenir.

k) Alıcı banka tarafından TCKN/VKN uyumsuzluğu gibi nedenlerle iade edilen tutarlar sistem tarafından otomatik olarak emanete alınır. Bankalar tarafından Ödeme emri belgesinde yer alan alıcı IBAN /VKN bilgisi ile alıcı bankada kayıtlı IBAN /VKN bilgilerinin birbirinden farklı olması sebebiyle iade edilen tutarların tekrar ödenebilmesi için; harcama birimi tarafından doğru bilgiler alıcı bankadan teyit edilerek muhasebe birimine bildirilmeli ve muhasebe birimince doğru bilgiler ile emanetten tekrar çıkış yapılmalıdır.

3- Ödeme Talebi İşlemleri: Sistem’de emanete alınarak ödeme süreci başlatılan veya tahsilat üzerinden ret ve iade işlemi başlatılan kayıtlar ödeme talebi olarak Ödeme İşlemleri / Ödeme Talebi İşlemlerine iletilir. Sistem’de Tahsilat İşlemleri / Tahsilat Kaydı İşlemlerinde gerçekleşen ret ve iade ödemeleri, ödeme talebi olarak Ödeme Talebi İşlemlerine iletilir. Emanet İşlemlerinde yer alan emanetler, ödeme talebi olarak Ödeme Talebi İşlemlerine      gelir. Aynı Vergi Kimlik Numarası ve Kurumsal Kod bilgisine sahip emanet kayıtları Emanet İşlemlerinde toplu ödeme talebi oluşturularak tek bir ödeme talebi olarak iletilebilir.

b)Sonuçlar Alanında ödeme talebinin detaylarına ulaşmak için ilgili ödeme talebinin yer aldığı satırdaki Detay butonuna tıklanır alanındaki bağlantı tıklanarak ilgili ödeme talebinin emanetteki veya tahsilattaki kaydı görüntülenebilir.

4- Taahhüt Dosyası Oluşturma İşlemi: a) Yeni bir taahhüt dosyası açmak için Ödeme İşlemleri Taahhüt Dosyası İşlemleri menüsüne giriş yapılır ve Ekle Butonuna basılır. Açılan pencerede taahhüt dosyasına ilişkin olarak; konusu, defteri, harcama birimi, kaynak türü, yüklenici bilgileri, sözleşme tutarı ile açıklama alanı bilgileri girilerek Kaydet butonuna basılır.

b)Defter bilgisi seçildikten sonra bilgi giriş ekranında Nazım Borç Hesap Kodu ile Nazım Alacak Hesap Kodu alanları açılır. Nazım Borç Hesap Kodu alanına ilgisine göre 920 veya 930 hesabın detay ekonomik kodları seçilir. Nazım Alacak Hesap Kodu alanına ilgisine göre 921 veya 931 hesap seçilir. Bu alanlara girilecek hesap kodu ve tutar bilgisine göre eklemeye ilişkin sistem tarafından otomatik muhasebe kaydının atılması sağlanır.

c)Harcama birimi seçildikten sonra harcama birimi için kullanılabilecek kurumsal kod alanı açılır. Seçilen kurumsal kod bilgisine göre de tertip bilgisi aktif hale gelir.

d)Taahhüt dosyası harcama birimi bazında takip edilmektedir. Aynı harcama biriminde tanımlı birden fazla tertip bilgisi dosyadaki tertip alanına eklenebilmektedir.

• Taahhüt Dosyası Sorgulama İşlemi: a)Daha önce oluşturulan taahhüt dosyalarını görüntülemek için Ödeme İşlemleri – Taahhüt Dosyası İşlemleri menüsüne giriş yapılır ve Sorgula Butonuna basılır.

b) Sorgulama yapılırken ekranda görünen sorgulama kriterleri seçilebilir veya doğrudan Sorgula butonuna basılarak mevcut tüm taahhüt dosyalarının sorgulanması sağlanır.

c)Sorgulama sonucunda gelen taahhüt bilgilerinin detayını görebilmek için “No” alanındaki bağlantıya tıklanır ve dosya detayının görünmesi sağlanır.

d)İlgili ekranda taahhüt dosyasına ait genel bilgiler, dosya ile ilişkilendirilen ödemeler ve ilişkili ödemeler göz önünde bulundurularak harcanan tutar, dosyanın durumu, işlem geçmişi bilgileri yer almaktadır.

e)Dosyada muhasebe kayıtları alanında ise dosya ile ilgili yapılan tüm işlemlere (ekleme, ödeme ilişkilendirme, güncelleme vs.) ilişkin muhasebe kayıtları görüntülenebilmektedir.

• Taahhüt Dosyası Güncelleme ve Ödeme İlişkilendirme İşlemi: Daha önce sorgulanan ve sonuçlar alanında görülen taahhüt Dosyası seçilerek taahhüt dosyasına yönelik güncelleme işlemi yapılabilir. Daha önce açılan ve durumu aktif dosyalarda, nazım hesap borç ve alacak kodu alanı sadece hesap kodu (örneğin 920 veya 930) düzeyinde olan taahhüt dosyalarının detay ekonomik kod seviyesinde güncellenmesi gerekmektedir.

a)Taahhüt dosyaları harcama birimi bazında açılmaktadır. Taahhüt dosyalarına ilgili harcama biriminin birden fazla tertip bilgisinin eklenebilmesi mümkündür. Taahhüt dosyasını seçip güncelle butonuna basılarak, dosyadaki tertip alanına birden fazla tertip eklenebilir.

b)Harcama birimlerince Yeni Harcama Yönetim Sistemi (MYS) üzerinden oluşturularak muhasebeye iletilen taahhüt dosyasına ilişkin ödemeler, ilgili taahhüt dosyası ile ilişkilendirilmelidir.

c)Ödeme İşlemleri – Ödeme Kaydı İşlemleri ekranında taahhüt dosyası ile ilişkilendirilecek ödeme seçilir. Diğer İşlemler – Taahhüt Dosyasına Ekle butonuna basılır. Açılan ekranda ilgili taahhüt dosyası seçilerek işlem tamamlanır. Açılan ekranda ilgili taahhüt dosyası seçilir ve Kaydet butonuna basılır. Dosya ile sehven veya yanlış bilgilerle ilişkilendirilmiş bir ödemeyi ilgili dosyadan çıkartmak için; Dosyada ödeme kayıtları alanında yer alan ödeme seçilir ve Taahhüt Dosyasından Çıkar butonuna tıklanır.

• Taahhüt Dosyası Devretme İşlemi: Aktif durumdaki bir taahhüt dosyası başka bir kamu idaresine veya harcama birimine devredilebilir.

a)Taahhüt dosyası işlemleri ekranından sorgulanarak devredilecek dosya seçilir ve Devir – Devret butonuna basılır.

b) Açılan ekranda, devralan kamu idaresi, hesap planı, devralan harcama birimi, bütçe yılı, devralan kamu birimi ve tertip bilgileri seçilerek Devret butonuna basılır. Bu işlem yapıldıktan sonra Dosyanın durumu “Devrediliyor” olarak değişmiş olacaktır. İlgili dosya tekrar seçilerek Devir – Devral butonuna basılmalıdır.

c) Aynı kamu idaresinde harcama birimleri arasında devir yapılıyorsa; devretme ve devralma işlemini aynı kamu idaresi yapacakken; başka bir kamu idaresine yapılacak devretme işlemi devralma işlemini devralan kamu idaresi hesap planına giriş yapılarak gerçekleştirilecektir.

• Taahhüt Dosyası Durum Değiştirme İşlemi: Açılan bir taahhüt dosyasının işlevine göre durum bilgisi değiştirilebilir. Taahhüt dosyası işlemleri ekranından ilgili dosya seçildikten sonra Durum Değiştir butonuna basılarak dosyanın durumu değiştirilebilir.

a) Taahhüt dosyası ilk açıldığında durumu Aktif olmaktadır. Dosyada girilen bilgi dahilinde otomatik muhasebe kaydının atılması sağlanır. Dosyada durum değişikliğine ilişkin her bir işlemde dosyanın kalan tutar bilgisine göre sistem tarafından otomatik muhasebe kaydı atılır.

b)Hatalı bilgilerle açılan ve henüz ödeme ilişkisi kurulmayan taahhüt dosyalarının durumu Pasif olarak değiştirilebilir. Bu değişiklik dosyayı silme hükmündedir. Pasife alınan Dosyada durum değişikliği yapılamaz. Ödeme süreci tamamlanmış aktif dosyalar, Tamamlandı durumuna alınmalıdır. Sehven Tamamlandı durumuna alınan dosyalar Tamamlandıyı Geri Al butonuna basılarak tekrar aktif duruma alınabilmektedir.

5- Proje Dosyası İşlemleri: Proje dosyalarına yönelik işlem yapmak için Ödeme İşlemleri -Proje Dosyası İşlemleri menüsüne giriş yapılır. Sistem üzerinden projelere yönelik ödeme kayıtlarına dosya oluşturulabilmekte, ilgili dosyalar ödeme kayıtları ile ilişkilendirilebilmektedir. Yeni bir proje dosyası açmak için Ödeme İşlemleri – Proje Dosyası İşlemleri menüsüne giriş yapılır ve Ekle Butonuna basılır. Açılan pencerede proje dosyasına ilişkin olarak; konu, proje türü, muhabir banka, defter, harcama birimi, yürütücü kimlik no, hibeyi sağlayan kurum, proje bütçe tutarı, proje başlangıç ve bitiş tarihi gibi bilgiler girilerek Kaydet butonuna basılır.

• Proje Dosyası Muhabir Banka İşlemi: Muhabir banka tanımlama işlemi için Ödeme İşlemleri Tanımlama İşlemleri Muhabir Banka İşlemleri ekranında giriş yapılır ve Ekle butonuna basılır.

a)Açılan ekranda banka adı, banka şube adı, iban, para birimi, gönderme emri hesap kodu ve banka hesap kodu bilgileri girilerek Kaydet butonuna basılır. Daha önce tanımlanmış muhabir banka bilgileri Sorgula butonuna basılarak görüntülenebilir.

b)Muhabir banka tanımlamasında banka hesap kodunun en alt kırılımda tanımlanması gerekmektedir.

c)Banka adı, şube adı veya hesap kodunun yanlış tanımlanması durumunda, muhabir banka herhangi bir proje dosyası ile ilişkilendirilmediyse, Güncelle butonuna basılarak ilgili alanlar güncellenebilir. Tanımlanan muhabir banka kullanılmayacaksa Pasifleştir butonu aracılığıyla pasifleştirilebilir.

• Proje Dosyası Sorgulama İşlemi: a)Daha önce açılmış proje dosyalarını görüntülemek için Proje Dosyası Sorgula Ekranının üst kısmında yer alan sorgulama alanları kullanılır veya tüm proje dosyalarına ulaşmak için doğrudan Sorgula butonuna tıklanır. Sorgu sonucunda ilgili projenin detayını görüntülemek için “No” sütununda yer alan bağlantıya tıklanır ve proje dosyasına ait detaylar görüntülenir.

b)Proje dosyasında ilgili projeye ait tutar bilgileri (proje bütçesi, tahsilat tutarı, harcanan tutar, proje bakiyesi), işlem geçmişi listesi, yapılan işlemlere ilişkin muhasebe kayıtları ile yabancı para birimi cinsinden açılan dosyalar için değerleme kayıtları görüntülenebilmektedir.

• Proje Dosyası Ödeme İlişkilendirme İşlemi: Harcama birimlerince Yeni Harcama Yönetim Sistemi (MYS) üzerinden oluşturularak muhasebeye iletilen proje dosyasına ilişkin ödemeler, ilgili proje dosyası ile ilişkilendirilmelidir.

a)Ödeme İşlemleri – Ödeme Kaydı İşlemleri ekranında proje dosyası ile ilişkilendirilecek ödeme seçilir. Diğer İşlemler – Proje Dosyasına Ekle butonuna basılır. Açılan ekranda ilgili proje seçilerek işlem tamamlanır.

b) Proje dosyası içerisinde yer alan ödemeler proje dosyasından çıkarılabilir. Ödemenin dosya ile ilişkilendirilmesi esnasında harcanan tutar alanının yanlış girilmesi durumunda ilgili ödeme proje dosyasından çıkarılır ve tekrar doğru bilgilerle dosyayla ilişkilendirme işlemi yapılır. Proje dosyasının detayı görüntülendikten sonra Ödeme Kayıtları alanında yer alan ilgili ödeme seçilir ve Proje Dosyasından Çıkar butonuna tıklanır.

• Proje Dosyası – Değerleme İşlemi: Bu işlem yabancı para birimi cinsinden açılan proje dosyaları için kullanılır.

a)Proje dosyası eklerken para birimi alanına TRY (₺) dışında bir para birimi girildiğinde Proje Bütçe Tutarının altında Kur Bilgisi alanı görüntülenir. Bu alana kur bilgisi girilir. Gerekli alanlar girildikten sonra Kaydet butonuna tıklanır.

b)Yabancı para birimi cinsinden açılan proje dosyaları, projenin türü ve ilgili mevzuatı uyarınca değerleme işlemine tabi tutulur. Değerleme işlemi yapmak için Proje Dosyası İşlemleri ekranında ilgili proje dosyası seçilir ve Değerleme Yap butonuna tıklanır.

6-Ödenek İşlemleri: Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından gönderilen ödenekler harcama birimi ve tertip bazında Ödenek İşlemleri menüsünde görüntülenir. Harcama Yönetim Sistemi (MYS) ile bu ekranda yer alan ödenek bilgisi paylaşılmaktadır. Ödenek bilgilerini tüm tertipler bazında görmek için doğrudan Sorgula butonuna tıklanır ya da sorgulama alanları kullanılarak istenilen tertiplerin ödenek bilgilerine ulaşılır. Sorgulama işlemi neticesinde ödeneklerle ilgili gelen bilgileri excel dosya formatında raporlamak için Raporla butonuna tıklanır. Tertiplere yönelik alınan ödenekler, harcanan ve avans alınan tutarlar ile kalan tutar bilgileri Sonuçlar alanında görüntülenir. Ödeneğe yönelik detay bilgiye ulaşmak için Ödenek Tertibi alanındaki tertip bağlantısına tıklanır. Harcama biriminin vergi numarası, alınan ödenekler, harcanan ve  avans alınan tutarlar ile kalan tutar bilgileri görüntülenir.

7-Tertip Harcaması İşlemleri: Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından gönderilen ödeneklerin tertip bazında ne kadar harcandığını sorgulamak için kullanılır. Sorgulama sonucuna göre Raporla butonu ile Excel formatında rapor alınabilir.

8-Hazine Karar İşlemleri: Ödeme yöntemi Hazine üzerinden olan tüm ödemeler Hazine’ye Sistem üzerinden nakit talebi olarak iletilmektedir. Hazine’nin ilgili nakit taleplerine yönelik kararlarını sorgulamak için ana menüde yer alan Hazine Karar İşlemleri seçilir ve Hazine Karar Sorgula Ekranı görüntülenir. Hazine Karar Sorgula ekranında sorgulanan Hazine kararlarının karar no, durum, nakit talep tarihi bilgileri ve karar uygulama tarihi görüntülenir. Hazine kararlarına ilişkin detaylı bilgilere ulaşmak için Hazine Karar No sütununda yer alan bağlantıya tıklanır ve Hazine Karar Detayı Ekranı görüntülenir. Hazine Karar Detay ekranında, karara ilişkin nakit talebi türleri, merkez taşra bilgisi, ödeme yöntemi, ödemenin yapılacağı banka hesap numarası, Hazine’nin karar verdiği tutar ve karar verilen tutardan ne kadar harcandığı bilgileri yer almaktadır.

9-Kapatılmamış Ön Ödeme İşlemleri: Harcama Yönetim Sistemi (MYS) uygulamasından verilen avanslar kapatılmamış ön ödeme ekranına yansır. Sistem’de mahsuplaşmamış ön ödeme türündeki ödeme kayıtlarına yönelik işlem yapmak için Kapatılmamış Ön Ödeme İşlemleri seçilir ve Kapatılmamış Ön Ödeme Sorgula Ekranı görüntülenir. Bir ön ödemeye ait kişi veya kurum bilgisini görmek için Kişi Bilgisi Gör alanında yer alan Detay butonu ön ödeme kapsamında ödeme yapılan kişi veya kurum bilgisi görüntülenir.

10- Hesap Özeti İşlemleri: Hesap Özeti İşlemleri ekranından Yurtiçi ve Yurtdışı Ödeme Hesaplarına ilişkin hesap özetleri Merkez Bankasından anlık olarak sorgulanabilmektedir. Hesap Özeti Sorgula ekranından hesap özeti almak için sorgulama alanlarından Tarih ve Talimat No Bulunma Durumu bilgileri seçilmelidir. Tarih bilgisi seçildikten sonra Talimat No Bulunma Durumu alanındaki açılır listeden ilgili banka talimatının talimat no bilgisine göre (Talimat No’su Olan Kayıtları Getir, Talimat No’su Olmayan Kayıtları Getir) seçim yapılır ve Sorgula butonuna tıklanır.

• “Talimat No’su Olan” kayıtlar, sorgulama yapan muhasebe biriminin ödeme ve iadelerini göstermektedir.
• “Talimat No’su Olmayan” kayıtlar herhangi bir ödeme kaydı ile ilişkisi olmayan hesap özetleridir. Defter bazında tüm Türkiye’de Hazineden karşılanan nakitleri ve ödenemeyerek Hazineye geri dönen tutarları gösterir.
• İade talimat numarası alanı dolu olan kayıtlar Merkez Bankası tarafından otomatik olarak emanete alınmaktadır. İade edildiği elektronik hesap özetinde görüldüğü halde otomatik olarak emanete alınmayan tutarla karşılaşılması durumda sorunun çağrı yolu ile merkeze iletilmesi gerekmektedir.

11-Ödeme Düzeltme İşlemleri: Durumu “Ödeme Tamamlandı” olup, tertip, ödeme, kalemi türü ve ödeme alt türü bilgilerinden biri veya daha fazlası hatalı olan ödeme kayıtlarında düzeltme yapabilmek için ödeme düzeltme işlemleri menüsü kullanılır. Ödeme düzeltme kaydı eklemek için Ekle butonu ile açılan ekranda Ödeme Kaydı Belge No kısmına hatalı olan ödeme kaydına ilişkin belge numarası girilir ve Ödeme Kaydı Getir butonuna tıklanır. Kurumsal kod, ödeme türü, düzeltilmiş ödeme alt türü bilgileri girilerek Ödeme Düzeltme Detay Ekle butonuna tıklanır. Açılan alana düzeltilmiş ödeme kalemi, düzeltilmiş tertip ve tutar bilgileri girilerek Kaydet butonuna tıklanır. Kaydedilen ödeme düzeltme kaydının durumu İncelemede olarak sonuçlar alanına yansımaktadır. İnceleme durumundaki kayıt Onayla butonu ile onaylanır ve durumu Onaylandı olarak değişir.

12-VEDOP Dilekçe İşlemleri: Mevzuatı gereği vergi borcu sorgulaması yapılması gereken ödeme belgelerine ilişkin sorgulamalar bu menüden yapılmaktadır. Hak sahiplerinin vergi dairesinde yer alan borçlarının sorgulanmasında kullanılır. Ekle butonu ile sorgulama yapılmak istenen kişi/kuruma ilişkin TCKN/VKN bilgisi girilir ve otomatik verilen vedop dilekçe no ile sorgulama süreci başlatılır. Gelir İdaresi Başkanlığından sorgu sonucu geldiğinde vedop dilekçe no alanından detay bilgileri görülerek, gerektiğinde rapor olarak yazdırılabilir.

13- Tanımlama İşlemleri:

• Etiket işlemleri: Sistem üzerinde benzer özelliklere sahip ödemeler bir etiket altında gruplanabilir ve ilgili etiket kullanılarak benzer ödemeler incelenebilir. Etiketlere yönelik işlem yapmak için ana menüde yer alan Tanımlama İşlemleri / Etiket İşlemleri seçilir ve Etiket Sorgula Ekranı görüntülenir. Daha önce oluşturulan etiketlere ulaşmak için Etiket Sorgula Ekranı’ nın üst kısmında yer alan sorgulama alanları kullanılır veya tüm etiketlere ulaşmak için doğrudan Sorgula butonuna tıklanır.

Bir etiketle ilişkili ödeme kayıtlarına ulaşmak için Etiket Sorgula Ekranından ilgili etikete ulaşılır ve No sütununda yer alan bağlantıya tıklanır. Etiket Detayı Ekranı görüntülenir.

• Muhabir Banka işlemleri: Ödeme yöntemi Özel Banka üzerinden olan ödeme kayıtlarında ilgili ödeme kaydı onaylanırken muhabir banka seçilmesi gerekmektedir. Bu muhabir bankalar Sistemde ödeme onayından önce tanımlanmış olmalıdır. Muhabir bankalara yönelik işlem yapmak için ana menüde yer alan Tanımlama İşlemleri/Muhabir Banka İşlemleri seçilir ve Muhabir Banka Sorgula

Ekranı görüntülenir.

Sisteme daha önceden tanımlanmış muhabir bankalara ulaşmak için doğrudan Sorgula butonuna tıklanır yada istenen muhabir bankaya ulaşmak için sorgulama alanları kullanılarak Sorgula butonuna tıklanır. Sorgulanan muhabir bankaların Iban, banka adı, durumu gibi bilgiler Sonuçlar alanında görüntülenir.

Emanet İşlemleri

Muhasebe Müdürlüğüne bağlı tahakkuk birimlerince memur, işçi ve sözleşmeli personelin maaşlarından yapılan sendika, icra, kefalet giriş aidatı, kefalet aidatı, BES, POLSAN, OYAK İLKSAN ve SGK kesintileri ile satışlardan ayrılan paylar, kesilen vergi borçları, avukatlık vekalet ücretleri gönderme işlemleri yürütülmektedir.

SGK memur ve işçi primleri, kurum tarafından süresi içerisinde verilen bildirgenin Müdürlüğümüze gönderilmesi üzerine ay sonuna kadar tamamlanır. Kurumun bildirge getirmemesi halinde emanet hesaplarında bekleyen tutarlar her durumda ayın son günü ilgili hesaplara aktarılır.

Avukatlık vekalet ücretleri ilgili kurumun resmi yazılı talebi üzerine gönderme işlemleri yürütülmektedir.

MADDE 15-

1 –Emanet Türü Etiket İşlemleri: Sistem’de yer alan emanet türleri bir etiket altında gruplanabilir, sonrasında ilgili etiketle ilişkili  emanetlere yönelik kolaylıkla işlem yapılabilir. Emanet türü etiketlerine yönelik işlem yapmak için ana menüde yer alan Emanet Türü Etiket İşlemleri seçilir ve Etiket Sorgula Ekranı görüntülenir.

Yeni bir etiket eklemek için Etiket Sorgula Ekranı’nda yer alan Ekle butonu ile işleme başlanır ve açılan ekranda yer alan Ad kısmına daha sonra hatırlaması kolay yapılacak ödemeleri çağrıştıran anlamlı bir isim verilir (Örneğin Sendika gibi). İlgili etikette hangi emanet türlerinin gruplanacağı Emanet Türleri alanındaki Ekle düğmesi ile tek tek eklenir.

Gerekli eklemeler yapıldıktan sonra Kaydet butonu ile işlem tamamlanır. Eklenen etiket bilgisine yönelik güncelleme ve silme işlemi gerçekleştirilebilir.

2-Emanet İşlemleri: Banka talimatı ekranında durumu “Ödeme Tamamlandı” olan, “Özel Banka Üzerinden Hesaba Ödeme” ve “Hazine Üzerinden Yurtdışı Hesaba Ödeme” ödeme yöntemleri ile yapılmış ödemelerin banka talimatlarını emanete almak için kullanılır. Bu duruma sahip talimatları emanete almak için ilgili talimat seçilir ve Emanete Al işlemine tıklanır. Emanete alınan banka talimatlarının durum bilgisi Emanete Alındı olarak güncellenir.

Emanete alınan bir banka talimatına yönelik Emanet İşlemleri’nde herhangi bir işlem yapılmadığı takdirde banka talimatına ait emanet alma işlemi iptal edilebilir. Bunun için durumu Emanete Alındı olan kayıt seçilir ve Emanet İşlemleri /Emaneti Ödendi Durumuna Geri Getir işlemine tıklanır. Bu işlemin yapılmasının ardından, kaydın emanete alınma işlemi iptal edilir ve durumu “Ödendi” olarak güncellenir. İşleme uygun muhasebe kaydı ön muhasebe kaydı İşlemleri ekranına otomatik olarak atılır.

İptal Senaryoları

SENARYO 1- Ödeme durumu: İncelemede

Ödeme Kaydı ekranından ilgili satır seçilerek Diğer İşlemler – İade Et butonu ile iptal işlemi gerçekleştirilir. (Bu durumda muhasebe kaydı oluşmamaktadır.)

SENARYO 2- Ödeme durumu: Onaylandı (İmza Aşamasında)

Ödeme Kaydı ekranından ilgili satır seçilerek Diğer İşlemler – İptal Et butonu ile iptal işlemi gerçekleştirilir. (Bu durumda muhasebe kaydı oluşmamaktadır.)

SENARYO 3- Ödeme durumu: Hazine/Banka Sürecinde

Ödeme Kaydı ekranından ilgili satır seçilerek Diğer İşlemler – İptal Et butonu ile iptal işlemi gerçekleştirilir. (Bu durumda yevmiyeleşmiş muhasebe kaydının ters kaydı ön muhasebeye otomatik atılır.)

SENARYO 4- Ödeme durumu: Hazine Sürecinde (Talimat Oluştu) (Hazine Üzerinden Yurtiçi Hesaba Ödeme)

Ödeme Kaydı ekranından ilgili satır seçilerek Diğer İşlemler – İptal Et butonu ile iptal işlemi gerçekleştirilir.

SENARYO 5- Ödeme durumu: Ödeme Tamamlandı (Hazine Üzerinden Yurtiçi Hesaba Ödeme)

Bu durumda iptal işlemi yapılamamaktadır. Ödeme Kaydı İşlemleri ekranından “Ödeneğine İade” işlemi başlatılabilir.

SENARYO 6- Ödeme durumu: Ödeme Tamamlandı (Özel Banka Üzerinden Ödeme/Hazine Üzerinden Yurtdışı Hesaba Ödeme)

Bu durumda ilgili ödemenin iptal edilebilmesi için Banka Talimatı ekranında ilgili satır seçilerek emanete alınır. Daha sonra ödeme kaydı ekranından ilgili ödeme seçilerek iptal edilir. (İptal sonrası ödemeye ilişkin tüm muhasebe kayıtları için ön muhasebe ekranına otomatik olarak ters kayıt atılacaktır.)

• İşlemler/Düzeltme Gir: Emanet kayıtlarında yer alan bilgilerde bir düzeltme veya güncelleme yapılmak istendiğinde ilgili emanet kaydı seçilir ve Düzeltme Gir işlemine tıklanır.

Açılan Ekranda emanetin kişi/kurum bilgisi, IBANı ve hesap kodu alanında düzeltme yapılabilmektedir. Örneğin, emanet yanlış kişi veya kurum adına alınmışsa, doğru kişi veya kurum bilgisi girilerek, IBAN bilgisi değiştirilerek emanete yönelik düzeltme yapılabilir. Ayrıca emanete alınan tutarlarda herhangi bir düzeltme yapılması gerekiyorsa yine bu ekrandan yapılabilir. İşlem Sonunda Oluşacak Muhasebe Kaydı alanında emanet kaydına yönelik yapılan düzeltmeler sonucu oluşacak muhasebe hesap kodları görüntülenir.

Emanete yönelik yapılan her düzeltme için İşlem sonunda Oluşacak Muhasebe Kaydı alanındaki hesap kodlarından oluşan muhasebe kaydı Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe Kaydı İşlemlerine yevmiyeleşmek üzere yansır.

İşlem Sonunda Oluşacak Muhasebe Kaydı alanındaki hesap kodları ile hesap kodlarındaki borç alacak tutarları bilgi amaçlı görüntülenmektedir. Bu bilgiler emanet kaydına bir düzeltme yapıldığında Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe İşlemleri menüsüne yevmiyeleşmek üzere iletilen muhasebe kaydında çalışacak hesap kodlarıdır.

• İşlemler/Devret: Emanet kaydı başka bir muhasebe birimi ve kamu idaresine devredilebilir. Emaneti devretmek için ilgili emanet kaydı seçilir, Devret işlemine tıklanır. Açılan ekranda;

a)Devir işlemine yönelik oluşacak muhasebe kaydının tarih bilgisi, emanet kaydını devralacak muhasebe birimi, kamu idaresi, defter, harcama birimi ve kurumsal kod alanı ilgili alanlardaki açılır listeden seçilir.

b)Ekran’da yer alan Devredilecek Tutar alanında emanet hesabındaki toplam tutar bilgisi görüntülenir. Emanet kaydı tutar değiştirilmeden devredilecekse tutarda bir değişiklik yapılmaz. Ancak belli bir miktarı devredilecek ise tutar bilgisi güncellenir.

Emanet kaydı devredildiğinde Sistem tarafından Muhasebe İşlemleri \ Ön Muhasebe İşlemleri’ne yevmiyeleşmek üzere otomatik muhasebe kaydı atılır.

c)Emanet devretme işlemi, devralma kaydı yevmiyeleştirlememiş ise ilgili emanet detayından kapatma bilgileri satırından “devir” satırı seçilerek iptal edilebilir. Bu durumda ön muhasebede bekleyen devretme ve devralma fişleri silinir. Ancak emanet devralma kaydı yevmiyeleşmiş se devretme kaydı iptal edilemez. Devralan taraf emaneti için yeni bir devir işlemi başlatabilir.

• -İşlemler/Ödeme Talebi Oluştur: Emanet ödemesi yapmak için ilgili emanet kaydı seçilir ve Ödeme Talebi Oluştur işlemine tıklanır.

Açılan ekranda ödeme talebi oluşturulacak tutar bilgisi girilerek Ödeme Talebi Oluştur butonuna tıklanır ve oluşturulan ödeme talebi Ödeme İşlemleri / Ödeme Talebi İşlemlerine iletilir.

• İşlemler/Bütçeye Gelir Kaydet: Emanet İşlemlerinde yer alan emanet kayıtlarının türlerine göre zaman aşımı bilgileri merkez tarafından Sistem’e girilmektedir. Zaman aşımı bilgisi olan emanetlerin süresi geçtiğinde ilgili emanetler otomatik olarak bütçeye gelir olarak kaydedilecek durumuna geçmekte ve yılsonunda bütçeye gelir olarak kaydedilmektedir.

a)Zaman aşımı bilgisi olmayan bir emaneti bütçeye gelir olarak kaydetmek için ise ilgili emanet seçilir ve Bütçeye Gelir Kaydet işlemine tıklanır. Açılan ekranda bütçeye gelir kaydetme işlemine yönelik oluşacak muhasebe kaydının tarih bilgisi ve emanetin ne kadarının gelir olarak kaydedileceği tutar sütununa girilir ve bütçeye gelir kaydet butonuna basılır.

b)Bütçeye gelir kaydetme işlemine ait muhasebe kaydı Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe Kaydı İşlemlerine yevmiyeleşmek üzere atılır.

c)Bütçeye gelir kaydetme işlemi iptal edilmek istendiğinde ilgili emanet kaydının detayına gidilir ve kapatma işlemi iptal edilir. Bütçeye gelir kaydetme sırasında oluşan muhasebe kaydı yevmiyeleştiği takdirde, ilgili kapatma iptal edildiğinde Sistem otomatik olarak yevmiyeleşen kaydın ters düzeltme kaydını oluşturmaktadır. Ancak, kapatma işlemine ait muhasebe kaydı yevmiyeleşmemiş olarak Ön Muhasebe Kaydı İşlemlerinde bekliyorsa, ilgili kapatma bilgisi iptal edildiğinde Sistem ilgili muhasebe kaydını Ön Muhasebe Kaydı İşlemlerinden siler.

d)Emanet kaydına ait tutarın tamamı bütçeye gelir olarak kaydedildiğinde ilgili emanet kaydının durumu “Kapatıldı” olarak güncellenir.

• İşlemler/Yüzdeli Dağıt: Emanet kaydının belli tutarı yüzdeli olarak bütçeye gelir kaydedilebilir ya da yeni bir hesaba dağıtılabilir. Emanet kaydını yüzdeli dağıtmak için Emanet Sorgula Ekranında ilgili emanet kaydı seçilir ve İşlemler / Yüzdeli Dağıt işlemine tıklanır.

Yüzdeli Dağıt Ekranında yüzdeli dağıtma işlemi üç farklı şekilde yapılır:

1-Emanet kaydı bütçeye gelir kaydedilirken emanet hesabındaki tutar yüzdeli olarak bütçeye gelir kaydedilir (Örn. 361 hesabında 100 TL tutar var, bütçeye gelir kaydedilirken toplam tutar ikiye bölünerek 50 TL olacak şekilde yüzdeli dağıtıp kaydedilir).

2-Emanet kaydındaki tutarın bir kısmı bütçeye gelir kaydedilirken bir kısmı yeni hesap koduna dağıtılır. Emanet kaydında yer alan tutar yeni hesap koduna veya kodlarına yüzdeli olarak dağıtılır.

3-Ekran’da işlem sonucu oluşacak muhasebe kaydının tarih bilgisi seçilir ve yüzdesinin girileceği satırı eklemek için Ekle düğmesine tıklanır. Açılan satıra yüzdeli tutar bilgisi, işlem türü ve yeni hesap kodu bilgileri girilir.

Emanet kaydındaki tutar yeni bir hesaba dağıtılmak istenirse tek satır halinde eklenir. Ancak bir emanet kaydının tutarını yüzdeli olarak dağıtmak için yüzdesi kadar Ekle düğmesi tıklanır ve eklenen satırlara bilgiler girilir. Ekranda tüm alanlar doldurulur ve Kaydet düğmesine tıklanır.

Yüzdeli dağıt işlemine ait muhasebe kaydı Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe Kaydı İşlemlerine yevmiyeleşmek üzere iletilir.

Yüzdeli dağıt işleminde, seçilen emanetlerin emanete alma tarihleri aynı olmalıdır. Aksi takdirde işlem gerçekleştirilemez.

• İşlemler/Kuruma Devret: Emanet kaydı devretme işlemi Sistem üzerinden gerçekleşir. Emanet kaydı devredildiğinde devralan kuruma Sistem tarafından emanet kaydı otomatik olarak atılır ve devralan kurum ilgili emanet kaydını sorgulayarak görüntüler. Ancak Sistem’i kullanmayan kurumlar için devret işlemi yerine kuruma ilet işlemi yapılarak emanet hesabı kapatılır. Sistem’i kullanmayan kuruma emanet kaydını iletmek için iletilecek emanet kaydı seçilir ve Kuruma İlet işlemine tıklanır.

Açılan ekranda emanet kaydının iletileceği kurumun vergi kimlik numarası ve kuruma iletme işlemi sonucu oluşacak muhasebe kaydının tarih bilgisi ilgili alanlara girilir. Alacak hesap kodu (500 veya 511) ve işleme ait oluşacak muhasebe kaydına açıklama bilgisi girilir. Emanet hesabındaki tutardan ne kadarının iletileceği   Mahsup Edilecek Tutar alanına girilir. Kuruma iletme işleminde oluşacak muhasebe kaydında yansıma hesap kodunu kullanmak için Yansıma Hesap Kodunu Kullanmak İstiyorum kutucuğu işaretlenir ve Kuruma İlet butonuna tıklanır.

Kuruma ilet işlemine ait muhasebe kaydı Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe Kaydı İşlemlerine yevmiyeleşmek üzere iletilir.

Kuruma ilet işleminde karşı tarafa otomatik olarak herhangi bir muhasebe kaydı iletilmemektedir. Kuruma iletme işlemi sonrasında kağıt ortamında muhasebe işlem fişi alınarak karşı tarafa iletilmelidir.

3-Toplu Ödeme Talebi İşlemleri: Bu ekrana kapatılmamış emanetler yansımaktadır. Emanet İşlemleri başlığında emanet kayıtları tek tek ödeme talebine dönüştürülürken, toplu ödeme talebi ekranından birden fazla emanet için ödeme talebi oluşturulabilmektedir.

·                    Toplu Ödeme Talebi İşlemleri / Ödeme Talebi Oluşturma: Ödeme Talebi Oluştur butonu ile sorgu sonucunda gelen ve seçilen emanetler için ödeme talebi oluşturulabilir. Bu buton ile ödeme talebi oluşturulurken tutar bilgisi güncellenebilir.

Gerekli tutar güncellemeleri yapıldıktan sonra Oluştur butonuna tıklanır. Sistem, benzer emanetleri (harcama birimi, kurumsal kodu, hesap planı, muhasebe birimi, kişi / kurum ve para birimi aynı olan) tek bir ödeme talebi olarak Ödeme İşlemleri Servisi / Ödeme Talebi İşlemlerine iletirken, farklı yerlere yapılacak ödemeler için ilgili emanetleri ayrı ödeme talebi olarak iletir.

Tahsilat İşlemleri

MADDE 16

1-Tahsilat Kaydı İşlemleri: Tahsilat, alacak ve borcun ödenmesini ifade eder. Tahsilat kayıtlarına yönelik işlem yapmak için ana menüden Tahsilat Kaydı İşlemleri seçilir ve Tahsilat Kaydı Sorgula Ekranı görüntülenir. Tahsilat Kaydı Sorgula Ekranında sorgulama alanları kullanılarak istenilen tahsilat kaydına ulaşılır ya da tüm kayıtlara ulaşmak için doğrudan Sorgula düğmesi tıklanır. Sorgulanan tahsilatların detay bilgilerine ulaşmak için Tahsilat Kaydı No sütununda yer alan bağlantıya tıklanır.

a) E-Tahsilat Sorgulama: Tahsilatlar banka aracılığıyla online olarak yapılabilmektedir ve bu tür banka tahsilatları e- tahsilat olarak ifade edilir. Tahsilat Kaydı Sorgulama Ekranı’nda Eklenme Şekli: Otomatik seçilerek yapılan e-tahsilatların tamamı listelenebilir.

Banka aracılığıyla gerçekleşen e-tahsilata yönelik muhasebe kaydı eş zamanlı olarak Muhasebe İşlemleri modülündeki Ön Muhasebe İşlemleri menüsüne düşer. Kullanıcılar e-tahsilata yönelik manuel kayıt ekleyemezler.

·                    Tahsilat Kaydı Ekle İşlemi: E-tahsilat bağlantısı olmayan yeni bir tahsilat kaydı eklemek için Ekle düğmesine tıklanır ve Tahsilat Kaydı Ekle Ekranı görüntülenir.

Tahsilat Kaydı Ekle Ekranı’nda kamu idaresi ve tahsilat kaydıyla ilişkili defter bilgisinin yer aldığı  alanlar oturum bilgisine göre hazır gelmektedir. Genel bütçeli idarelerden sorumlu muhasebe birimleri, genel bütçe kapsamında bütün kamu idareleri ve defter adına tahsilat kaydı ekleyebilmektedir. Genel bütçeli kullanıcı başka bir kamu idaresi adına tahsilat yapmak için Kamu İdaresi alanındaki açılır listeden ilgili kamu idaresini seçer. Böylece seçilen farklı kamu idaresinin Defter ve Tahsilat Birimi (Harcama Birimi) alanındaki bilgiler otomatik güncellenir.

Genel bütçeli muhasebe birimleri tahsilatı Merkez adına gerçekleştirir ve Tahsilat Birimi Seçimi alanından Merkez Muhasebe Birimi otomatik seçili gelir. Merkez adına tahsilat yapılmayacaksa ilgili harcama birimi tahsilat birimi olarak seçilebilir. Özel bütçeli kullanıcılar tahsilat kaydını eklerken Tahsilat Birimi Seçimi alanından Muhasebe Birimlerinin Harcama Birimlerini seçer. Özel bütçeli muhasebe birimleri Tahsilat Birimi alanından tahsilatın yapılacağı harcama birimini seçmelidir.

Tahsilatı yapan özel bütçeli muhasebe birimi ise tahsilat birimi açılır listeden sorumlu olduğu harcama birimlerini görüntüler ve ilgili harcama birimini seçer.

Tahsilatın hangi yöntemle yapılacağı, para birimi, tahsilatın yapıldığı tarih ve açıklama alanları doldurulur. Tahsilatın kişiden veya kurumdan mı gerçekleşeceği bilgisi Borçlu Bilgileri alanından girilir.

Tahsilat yöntemi Kasa ve Çek dışında bir yöntem seçildiğinde Tahsilat Tarihi güncellenebilir.

Borçlu türü kişi veya kurum olarak seçildiğinde kişiye ait TC Kimlik Numarası veya kuruma ait Vergi Kimlik Numarası bilgisi girildiği anda Sistem MERNİS veya VEDOP üzerinden doğrulamasını yapmaktadır. Kişiye veya kuruma ait bilgiler Borçlu Bilgileri Alanı’nda görüntülenmektedir.

• Onaylama: Oluşturuldu durumundaki tahsilat kaydına ait tahsilat gerçekleştiğinde ilgili tahsilatın onaylanması gerekmektedir. Bunun için Oluşturuldu durumundaki tahsilat kaydı seçilir ve Onayla düğmesine tıklanır. Onaylanan tahsilat kaydının durumu Onaylandı  olarak güncellenir.

Onaylanan tahsilat kayıtlarına ait muhasebe kaydı Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe Kaydı İşlemlerine yevmiyeleşmek üzere iletilir. İlgili muhasebe kaydına ulaşmak için ekranın sağ üstünde görüntülenen kısa yol da kullanılabilir.

• Alındı Dökme İşlemi: Tahsilatı gerçekleştirilen ve onaylanan kayıtlara yönelik alındı belgesi Sistem üzerinden alınabilmektedir. Alındı belgesini dökmek için durumu Onaylandı olan kayıt seçilir ve Alındı Dök düğmesine tıklanır. Alındı belgesi PDF olarak indirilir. Yöntemi Kasa, Çek ve Kredi Kartı(Alındılı) olan tahsilat kayıtlarına yönelik alındı belgesi dökülmektedir.

Alındı belgesinde yevmiye numarası yer almamaktadır. Yevmiyeleştirme işlemi Sistem’de gerçekleşen tüm işlemlerin sonucu olarak düşünüldüğü için onayla işlemi ile gerçekleşen tahsilat sonrası doğrudan alındı dökümü gerçekleştirilebilecektir.

Diğer İşlemler / İptal Et: Oluşturulan ve onaylanan bir tahsilat kaydına yönelik sehven bir hata yapılmış olması durumunda ilgili tahsilat kaydı iptal edilebilmektedir. Bunun için ilgili kayıt seçilir ve Diğer İşlemler /İptal Et işlemine tıklanır. İptal açıklamasının girileceği Tahsilat Kaydı İptal Et Ekranı görüntülenir. İlgili Ekranda yer alan İptal Açıklaması alanına iptal etme gerekçesi yazılır ve İptal Et düğmesine tıklanarak ilgili tahsilat iptal edilir.

• Diğer İşlemler / OHAL Kayıt Ekle: OHAL kapsamında tahsilat kaydı eklemek için Diğer İşlemler / OHAL Kayıt Ekle işlemine tıklanır ve Tahsilat Kaydı Ekle Ekranı görüntülenir. OHAL tahsilat kaydı, normal tahsilat kaydı ekleme işlemiyle benzerdir. Tahsilat Kaydı Ekle Ekranında OHAL tahsilatı eklerken borçlunun bilgisi girildikten sonra OHAL Kodu alanı görüntülenir. OHAL Kodu alanındaki açılır listeden seçim yapılması zorunludur. Eklenen OHAL tahsilat kayıtları Oluşturuldu durumunda Tahsilat Kaydı Sorgula Ekranında sorgulanır.

Oluşturuldu durumundaki OHAL tahsilat kayıtlarına normal bir tahsilat kaydına yapılan işlemler gerçekleşebilir. Bu işlemler Güncelle, Sil, Onayla, Alındı Dök, Taslak Olarak Kullan, Ret ve İade Ekle işlemleridir. İlgili başlıklarda anlatılan işlemler OHAL tahsilat kayıtları içinde geçerlidir.

2) Alacak Dosyası Tahsilat İşlemleri: Manuel tahsilat işlemi Tahsilat Kaydı İşlemleri başlığında anlatıldığı gibi yapılmaktadır. Bunun dışında var olan alacak dosyaları için de tahsilat işlemi yapılmaktadır. Sistem üzerinden alacak dosyalarına yönelik tahsilat işlemi yapmak için ana menüde yer alan Alacak Dosyası Tahsilat İşlemleri seçilir ve Alacak Dosyası Sorgula Ekranı görüntülenir.

a)Alacak Dosyası Sorgula Ekranında diğer ekranlardan farklı olarak tüm kayıtlara ulaşmak için doğrudan Sorgula düğmesi kullanılamaz. Ekranda yer alan sorgulama alanlarından ilgisine göre borçlu kişi veya kuruma ait bilgi girilerek sorgulama gerçekleştirilir. Sadece TCKN/VKN/Plaka No alanı kullanılarak sorgulama yapıldığında kişiye veya kuruma ait tüm alacak dosyaları ve tahakkukları listelenir.

b)Bir kişiye veya kuruma ait listelenen tahakkuklardan hangisine yönelik tahsilat işlemi gerçekleşecekse ilgili tahakkuk kaydı seçilir ve Tahsil Et düğmesine tıklanır.

Alacak Dosyası Sorgula Ekranının alt kısmında yapılacak tahsilata yönelik bilgilerin girileceği Alacak Dosyalarını Tahsil Et Alanı görüntülenir.

c)Alacak dosyası tahsilatı gerçekleştirilirken Tahsilat Yöntemi ve Para Birimi alanları otomatik dolu gelmektedir. Kullanıcı bu alanlardaki açılır listeden farklı seçim yapabilir. Örn. Tahsilat Yöntemi alanında otomatik Kasa bilgisi seçili gelmektedir. Tahsilat Yöntemi alanındaki açılır listeden Kasa haricinde Banka, Çek, Kredi Kartı vb. yöntemlerde seçilebilir. Tahsilat Tarihi, Ödenecek Tutar ve Açıklama alanlarına gerekli bilgiler girildikten sonra ilgili tahakkuka yönelik tahsilat tarihi temel alınarak faiz olup olmadığını hesaplamak için Faiz Hesapla düğmesine tıklanır. Ödenecek tutar ve (varsa) faiz borcu görüntülenir.

d)Tahsil Et düğmesine tıklanarak ilgili tahsilat gerçekleştirilir. Tahsilata yönelik kayda ulaşmak için Tahsilat Kaydı İşlemleri menü başlığına tıklanır, açılan Ekranda yer alan

Sorgula düğmesine tıklanarak gerçekleştirilen tahsilat görüntülenir. Alacak dosyası aracılığıyla gerçekleştirilen tahsilat doğrudan Onaylandı durumunda bu ekranda görüntülenir.

e)Tahsilat işlemi yapılan alacak dosyasının detayları Sistem’de yer alan Alacak Servisi’nde güncellenmiş olur. Borcun tamamı tahsil edildiyse alacak dosyası kapatılabilir.

f)Tahsilat tarihi; tahsilat yönteminde Çek veya Kasa ise işlem yapılan günün tarihi, Banka veya Kredi Kartı ise bulunulan gün veya daha öncesinin tarihi seçilmelidir.

g)Alacak dosyasına ait gerçekleştirilen tahsilat kaydına ait muhasebe kaydı Muhasebe  İşlemleri / Ön Muhasebe Kaydı İşlemlerine yevmiyeleşmek üzere iletilir.

3- Ön Ödeme Tahsilat İşlemleri: Avans şeklinde alınan ve ön ödeme türündeki ödemelere ait kullanılmayan avans tutarlarının tahsil edilmesi için Ön Ödeme Tahsilat İşlemleri ekranı kullanılır.

a)Bir ön ödemeye yönelik tahsilat işlemi gerçekleştirmek için ana menüde yer alan Ön Ödeme Tahsilat İşlemleri seçilir ve Ön Ödeme Tahsilat İşlemleri Ekranı görüntülenir. Açılan Ekranda yer alan sorgulama alanlarından Kişi T.C. Numarası veya Kurum Vergi Kimlik Numarası alanlarından birisi kullanılarak sorgulama yapılır. Sorgulama yapılan kişi veya kurum numarasına ait ön ödeme kayıtları Sonuçlar alanında görüntülenir.

b)Tahsilat işlemi yapılmak istenen kayıt seçilir ve Tahsil Et düğmesine tıklanır. Tahsilat detaylarının girileceği Ön Ödeme Tahsil Et Ekranıgörüntülenir. Ön Ödeme Tahsilat Et Ekranında yer alan alanlar doldurulur, ödenecek tutar bilgisi girilir ve Tahsil Et düğmesine tıklanır.

c)Tahsilata yönelik kayda ulaşmak için Tahsilat Kaydı İşlemleri menü başlığına tıklanır, açılan Ekranda yer alan Sorgula düğmesine tıklanarak gerçekleştirilen tahsilat görüntülenir. Ön ödeme üzerinden gerçekleştirilen tahsilat doğrudan Onaylandı durumunda bu ekranda görüntülenir.

4- Proje Dosyası Tahsilat İşlemleri: Ödeme İşlemleri modülündeki proje dosyalarına yönelik tahsilat yapmak için ana menüde yer alan Proje Dosyası Tahsilat İşlemleri seçilir ve Proje Dosyası Sorgula Ekranı görüntülenir.

a)Proje Dosyası Sorgula Ekranında sorgulama alanları kullanılarak kayıtlı proje dosyalarına ulaşılacağı gibi doğrudan Sorgula düğmesine tıklayarak tüm proje dosyalarına ulaşılabilir. b)Sorgulanan proje dosyasını tahsil etmek için Sonuçlar tablosunda ilgili proje dosyası seçilir, Tahsil Et düğmesine tıklanır ve Proje Dosyası Tahsil Et Ekranı görüntülenir.

c)Proje Dosyası Tahsil Et Ekranının üst kısmında yer alan proje dosyasına ait bilgiler incelenir. Proje dosyasına daha önceden bir tahsilat işlemi yapıldıysa ilgili tahsilat bilgilerinin yer aldığı Tahsilat Kayıtları Alanı görüntülenir.

d)Ekranda proje dosyasına yapılacak tahsilatın yöntemi, para birimi ve açıklama bilgileri ilgili alanlara girilir. Tahsilatın kimin adına yapıldığı Borçlu Bilgileri alanına girilir. Ekranda Tahsilat Kalemleri alanından proje dosyasına yapılan tahsilatın türü seçilir ve tahsilat tutarı girilerek Tahsil Et düğmesine tıklanır. Tahsilata yönelik kayda ulaşmak için Tahsilat Kaydı İşlemleri menü başlığına tıklanır, açılan Ekranda yer alan Sorgula düğmesine tıklanarak gerçekleştirilen tahsilat görüntülenir. Proje dosyası üzerinden gerçekleştirilen tahsilat doğrudan Onaylandı durumunda bu ekranda görüntülenir.

Bütçe Gelirlerinden Ret ve İadeler

MADDE 17-

Bütçe geliri olarak nakden veya mahsuben yapılan tahsilattan mevzuatı gereğince yapılan ret ve iadelerin izlenmesi için Bütçe gelirlerinden ret ve iadeler hesabı kullanılır.

(2) Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde bütçe gelirlerinden yapılacak ret ve iadeler,

Bakanlıkça (Gelir İdaresi Başkanlığı) belirlenecek usul ve esaslara göre gerçekleştirilir.

(3) Bütçe gelirleri hesabından yapılacak ret ve iadelerde, “Düzeltme ve İade Belgesi” düzenlenir. Bütçe gelirlerinden yapılacak ret ve iade işlemlerinde muhasebe işlem fişi muhasebeleştirme belgesi olarak kullanılır.

(4) İade talebi için yapılan başvurularda;

a-Alındı Belgesi,

b-İlgili İdarenin veya Mahkemenin iadeye ilişkin yazısı,

c-İlgilinin banka hesap bilgilerini gösterir dilekçe,

d-Hak sahibi dışındakilere yapılacak ödemelerde yetki belgesi, istenir.

Gelir İşlemleri (Ret ve İade) tahsilatı yapılan bir işleme ret ve iade eklenmek istendiğinde kullanılır. Tahsilat Kaydı İşlemleri-Diğer İşlemler sekmesinde yer alan ret ve iade işlemleri bu ekrana taşınmıştır. Gerçekleşen tahsilata ait tutara yönelik ret ve iade yapmak için Gelir Sorgula ekranında yer alan kırmızı ile işaretli zorunlu sorgu krıterlerinden herhangi birinin girilmesi yeterlidir.

a)Ret ve iade eklemek için; sorgulama için gerekli krıter girilir, ilgili tahsilat seçilip Ret ve İade Ekle butonuna basılır ve Gelir Kaydı Ret ve İade Ekle ekranının “Yeni Ret ve İade Anapara Tutarı” alanına ret ve iade eklenecek tutar girildikten sonra Ret ve İade Ekle butonuna basılır.

b)Oluşturulan ret ve iadeye ilişkin kayıt ön muhasebe ekranına düşer ve kullanıcı tarafından yevmiyeleştirilir. Yapılan ret ve iadeler tahsilat kaydı detayında görülebilir. (Alacak dosyasından yapılan ret ve iadeler de dosya detayında görüntülenebilir.)

c)Tahsilat kayıtlarına ret ve iade yapıldığında reddedilen veya iade edilen tutara ait ödeme kaydı Ödeme İşlemleri/ Ödeme Talebi İşlemlerine talep olarak iletilir.

d)Gelir işlemleri sorgulama ekranında çıkmayan tahsilatlar için (emanetten gelir kayıtları, tahsilat kaydı say2000i’de oluşan kayıtlar gibi) Tahsilat Kaydı İşlemleri-Diğer İşlemler-Geçmiş Kayıt Ekle yöntemi kullanılmalıdır. Sistemsel geliştirmeler sonrasında tüm tahsilat kayıtları Gelir Ekranından geçmiş kayıt ekle yapmadan direkt olarak yapılabilecektir.

Kasa Mevcudunun Müşterek Muhafazaya Alınması

MADDE 18- (1) Bakanlıkça belirlenen kasa limitini aşan tutarın çeşitli nedenlerle aynı gün bankaya yatırılamaması veya banka gişelerinin kapanmasından sonra yapılan tahsilat dolayısıyla kasada bulunan para miktarının belirlenen kasa limitini aşması halinde; kasa fazlası para ertesi gün bankaya yatırılmak üzere, muhasebe yetkilisi ve kasa defterini tutmakla sorumlu veznedar tarafından müşterek muhafaza altına alınır.

Müşterek muhafaza işlemi aşağıda açıklandığı şekilde yapılır ve durum kasa defterinin açıklama bölümüne yazılarak muhasebe yetkilisi ve veznedar tarafından imzalanır.

Kasa bir adet ve iç gözü varsa; müşterek muhafaza altına alınacak para iç göze konularak iç gözün anahtarı muhasebe yetkilisince, kasanın anahtarı ise veznedar tarafından muhafaza edilir.

Müşterek muhafaza altına alınan kasa, ertesi gün muhasebe yetkilisi ve veznedar tarafından birlikte kontrol edilerek açılır ve kasa mevcudu sayılır.

Teminat Mektupları:

MADDE 19:

(1) Muhasebe müdürlüğüne teminat ve depozito olarak teslim edilen teminat ve garanti mektuplarıyla şahsi kefalete ilişkin belgeler ve bunlardan ilgililerine geri verilenler veya paraya çevrilenler Teminat Mektupları Hesabı’nda izlenir.

(2) Muhasebe Müdürlüğü veznelerine ihale kanunları, vergi kanunları, ve diğer mevzuat hükümleri gereğince teminat ve depozito olarak teslim edilen teminat ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin belgeler karşılığında ilgilisine alındı belgesi verilir. Veznedarca teslim alınan teminat ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin belgeler; alınış sırasına göre klasörler içinde veznede saklanır. Bu değerler teslim alındığında, ilgilisine geri verilmesi veya paraya çevrilmesi gerektiğinde muhasebe işlem fişi düzenlenerek hesaplara kaydedilir. Değerin ilgilisine geri verilmesi gerektiğinde teslimi sırasında verilen alındı belgesi geri alınarak muhasebe işlem fişine bağlanır. Alındı belgesi geri alınamadığı takdirde durum, alındı belgesi dip koçanı ile yardımcı hesap defterine şerh edilir. Teminat mektubu, yazılı olarak talep edilmesi hâlinde muhatap veya ilgili bankaya, garanti mektubu ile şahsi kefalete ilişkin belge ise yazılı olarak talep edilmesi hâlinde muhatabına posta ile gönderilir ve talep yazısı muhasebe işlem fişine bağlanır.

(3) Teminat ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin belgelerin Muhasebe Müdürlüğünde gereksiz olarak bekletilmesini önlemek için; alınan teminata ait işin sonuçlandırılıp sonuçlandırılmadığı, mevzuatındaki süreler de dikkate alınarak muhasebe birimlerince takip edilir ve her malî yılsonunda teminat ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin belgeler hakkında ilgili idareden bilgi alınır ve alınan bilgi doğrultusunda söz konusu mektup ve belgeler ilgilisine veya ilgili bankaya iade edilir ya da ertesi malî yıla devredilir.

(4) Banka teminat mektupları, isteklinin sözleşme yapmaya yanaşmaması ya da yüklenicinin sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmemesi gibi ilgili mevzuatında belirtilen hâllerin, idaresince, Muhasebe Müdürlüğüne bildirilmesinden sonra paraya çevrilebilir. Banka teminat mektupları yukarıda belirtilen paraya çevrilme hâllerinin dışında, teminat konusu iş devam ettiği sürece muhafaza edilir.

(5) Yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde idarenin

yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektupları hükümsüz kalır ve bankasına iade edilir.

(6) Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilen teminat ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin belgeler ilgili kanun hükümleri ve aşağıda getirilen düzenlemeler çerçevesinde incelendikten sonra kabul edilerek kayıtlara alınır:

a) 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu uyarınca alınan teminat mektupları;

1) Muhasebe Müdürlüğüne geçici, kesin, ek kesin ve avans teminat mektubu olarak verilen teminat mektupları, kamu ihale mevzuatında yer alan düzenlemeler doğrultusunda incelendikten sonra teminat olarak kabul edilir.

2) Teminat mektupları Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilmeden önce idarelerce, teminat mektuplarını düzenleyen şubelerden, teminat mektuplarının şubelerince düzenlendiğinin teyidi yazı ile istenir.

3) Teyit istem yazısının bir sureti ile ilgili banka şubesinden alınan teyit yazısı ve teminat mektubu idarece bir yazı ekinde Muhasebe Müdürlüğüne intikal ettirilir.

4) Kamu idareleri tarafından yazı ekinde gönderilen kesin teminat ve avans teminat mektupları ile bunlara ilişkin teyit istem ve banka teyit yazılarının birer örneği Muhasebe Müdürlüğünce teslim alınarak birlikte saklanır.

5) Teminat mektubu teslim alındığında Muhasebe Müdürlüğünce düzenlenen alındı belgesi, ilgilisine verilemediği takdirde teminat mektubuyla birlikte muhafaza edilir.

b) Vergi kanunları uyarınca alınan teminat mektupları ve şahsi kefalete ilişkin belgelerin, Bakanlıkça (Gelir İdaresi Başkanlığı) belirlenen şartları taşıması gerekir.

c) Gümrük mevzuatı uyarınca alınan teminat mektupları ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin belgeler;

1) Gümrük mevzuatı uyarınca alınan teminat ve garanti mektupları ile şahsi kefalete ilişkin belgelerin Gümrük Yönetmeliği hükümlerine ve yapılan diğer düzenlemelere uygun olması gerekir.

1-Teminat Mektubu Teyidi ve Kabulü: Teminat mektuplarının doğruluğunu sağlamak için sistem üzerinden teyit ve kabul işlemi gerçekleştirilebilmektedir. Teminat mektuplarının teyidine ve kabulüne yönelik işlem yapmak için ana menüden Teminat  Mektubu İşlemleri / Teminat Mektubu Teyidi ve Kabulü seçilir ve Teminat Mektubu Teyidi Ekranı görüntülenir.

İlgili teminat mektubunun var olup olmadığı, teminat mektubuna ait referans numarası, banka kodu ve teminat mektubunun veriliş tarihi bilgileri ile sorgulama yapılarak teyit edilebilmektedir. Girilen bilgilere ait bir teminat mektubu olması durumunda Teminat Mektubu Bilgileri alanında sorgu sonucu görüntülenmektedir.

Teyit edilen teminat mektubunu kabul etmek için ilgili teminat mektubu seçilir ve Kabul Et düğmesine tıklanır. İlgili düğmeye tıklanmasının ardından Teminat Mektubu Kabul Et Ekranı görüntülenir.

Teminat mektubunun kabulüne yönelik zorunlu bilgiler girildikten sonra Kabul Et düğmesine tıklanır.

Kabul edilen tüm teminat mektuplarına Teminat Mektupları başlığından ulaşılabilir.

Kabul edilen teminat mektubuna yönelik Muhasebe İşlemleri/Ön Muhasebe İşlemleri menüsüne yevmiyeleşmek üzere muhasebe kaydı otomatik düşer.

Aynı teminat mektubuna yönelik kabul işlemi yalnızca bir defa gerçekleştirilebilir.

Teminat Mektubu Teyidi ve Kabulü başlığında kabul edilen tüm teminat mektuplarını görüntülemek için ana menüden Teminat Mektubu İşlemleri / Teminat Mektupları seçilir ve Teminat Mektubu Sorgula Ekranı görüntülenir.

Açılan Ekran’da yer alan sorgulama alanları kullanılarak istenilen teminat mektubuna ulaşılır veya doğrudan Sorgula düğmesine tıklanarak kabul edilen tüm teminat mektupları görüntülenir.

Yeni bir muhabir banka eklemek için Ekle butonuna tıklanır açılan ekranda muhabir bankanın adı ve şube adı ilgili alanlardaki açılır listeden seçilir. Iban alanına geçerli bir Iban bilgisi girilmelidir. Ekran’da açıklama bilgisi haricinde diğer alanların doldurulması zorunludur. Gerekli bilgiler girildikten sonra Kaydet butonuna tıklanır. Pasif durumda olan muhabir bankayı aktifleştirmek için Muhabir Banka Sorgula Ekranı’nda sorgulanan ilgili muhabir banka seçilir ve  Aktifleştir butonu ile işlem yapılır.

a) İade Et: Kabul edilen teminat mektupları iade edilmek istendiğinde ilgili teminat mektubu seçilir ve İade Et butonuna tıklanır Teminat Mektubu İade Et Ekranı görüntülenir.

Ekranda iade etme gerekçesi İade Açıklaması alanına girilir. Teminat mektubuna kısmi iade yapmak için Kısmı İade Mi alanındaki kutucuk işaretlenir ve kısmi tutarın girileceği yeni alan görüntülenir. Ekranda gerekli alanlar doldurulduktan sonra iade işlemini tamamlamak için İade Et butonuna tıklanır.

b)Vade Tarihi Güncelle: Teminat mektubunun vade tarihini güncellemek için ilgili teminat mektubu seçilir ve Vade Tarihi Güncelle  düğmesine tıklanır.

c) Kur Bilgisi Güncelle: Teminat mektubunun tutarı dolar cinsinden olduğunda, günlük kur bilgisine göre otomatik güncellenmektedir. Ancak günlük kur bilgisi haricinde dolar türündeki teminat mektubunun manuel olarak da kur bilgisi güncellenebilmektedir. Teminat mektubuna yönelik kur bilgisini güncellemek için Teminat Mektubu Sorgula Ekranında sorgulanan teminat mektubu seçilir ve Kur Bilgisi Güncelle düğmesine tıklanır. Teminat Mektubu Kur Bilgisi Güncelle Ekranı görüntülenir.

Varlık İşlemleri

MADDE 20: Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemini (TKYS) kullanan kamu idarelerinin tüm taşınır işlemlerini kapsamaktadır.

1-Varlık Kaydı İşlemleri: Maddi Duran Varlıklara ilişkin olarak 47 sıra nolu Amortisman ve Tükenme Payları konulu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliğinde belirlenen limitleri (birim fiyatı taşınırlarda 14000 TL ve üzeri, taşınmazlarda 34000 TLve üzeri) aşan varlıklar sicil numaralarıyla bu menüde kayıt altına alınmakta, yine bu varlıklara ilişkin yapılan işlemler her bir varlık siciline işlenmektedir.

Entegrasyon kapsamında Varlık İşlem Fişlerinin onaylanması sonucu elde edilen otomatik muhasebe kayıtları tamamlandığında kullanıcıların ayrıca işlem yapmasına gerek kalmaksızın limit üstü varlıklara ilişkin yapılan işlemler Varlık Kaydı İşlemleri menüsüne otomatik eklenmektedir.

Entegrasyon kapsamı dışında kalan durumlarda muhasebe birimleri varlık sicillerine ilişkin işlem yapmak için Varlık Kaydı İşlemleri modülünü kullanırlar. Bu modül kullanılarak ilk defa sicil eklenebileceği gibi mevcut olan bir sicile yönelik işlem de yapılabilir.

2- Varlık İşlem Fişi İşlemleri: Varlık İşlem Fişi, web servis aracılığı ile Mali            Yönetim Sistemi (MYS), Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminin (TKYS) Muhasebe Sistemi ile entegrasyonu sağlanarak bunun neticesinde gönderdiği bir belgedir. VİF belgesi vasıtasıyla sicillerin giriş ve çıkış işlemleri ve bunlara ilişkin muhasebe kayıtları otomatik olarak yapılabilmektedir.

Varlık İşlem Fişleri (VİF), Varlık İşlem Fişi İşlemleri ekranına otomatik olarak düşmektedir. Bu VİF’lere ulaşmak için Varlık İşlemleri menüsünde yer alan Varlık İşlem Fişi İşlemleri ekranına girilir.

Varlık İşlem Fişi İşlemleri ekranının üst kısmında yer alan sorgulama alanlarından uygun olanlar kullanılarak Sorgula butonu seçilir ve istenilen VİF’e ulaşılır. Tüm VİF’lere ulaşmak için sorgulama kriteri girilmeden doğrudan Sorgula butonu seçilir ve tüm VİF’ler Varlık İşlem Fişi Kayıtları alanında satırlar halinde listelenir.

Değerli Kağıt İşlemleri

MADDE 21-) Değerli kâğıtlar, 21/2/1963 tarihli ve 210 sayılı Değerli Kâğıtlar Kanununa bağlı değerli kâğıtlar tablosunda gösterilen veya Bakanlıkça bu bölümde izlenmesi bildirilen belge ve kâğıtlardır.

(2) Değerleri döviz cinsinden belirlenen vize bandrolleri gibi değerli kâğıtlar, değerli kâğıt hesaplarında izlenir. Bunların hangi değerlerle hesaba kaydedilip çıkarılacağına ilişkin işlemler Bakanlıkça belirlenir.

(3) Değerli kâğıtların getirtilmesinde, gönderilmesinde ve alınıp verilmesinde Değerli kâğıt

isteme, gönderme ve teslim alma fişi (MYMYÖrnek: 45), Değerli kâğıt bordrosu (MYMH Örnek: 46), kullanılır.

(4) Yetkili memurlar, muhasebe birimlerinden zimmetle aldıkları değerli kâğıtların satış hasılatını en çok onbeş günde bir ve her hâlde malî yılın son iş gününde muhasebe birimi veznesine veya banka hesabına yatırmak zorundadır. Satış hasılatı tutarı, Bakanlıkça belirlenen tutara ulaştığı takdirde bu süre beklenmeksizin satış hasılatı muhasebe birimi veznesine veya banka hesabına yatırılır.

Satış hasılatını bu süre içinde yatırmayan memurlara yeniden değerli kâğıt verilmez. Aldıkları değerli kâğıtların satış hasılatını bu süre içinde yatırmayanlar hakkında, gerekli işlem yapılmak üzere dairesine bilgi verilir.

(5) Değerli kâğıt hesap grubuna ait işlemler Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 470, 471, 472, 473, 474, 475, 476, 477 ve 478. Maddelerine göre yürütülür.

1-Stok işlemleri: Değerli kağıtlar, Darphane ve Damga Matbaası Saymanlık Müdürlüğü tarafından sisteme eklenir. (Yurt dışı çıkış harç pulu ve vize bandrolleri İstanbul Muhasebe Müdürlüğü tarafından eklenir.) Diğer muhasebe müdürlükleri büyük ambarlarına değerli kağıt eklenmek üzere Darphane ve Damga Matbaası Saymanlık Müdürlüğünden talepte bulunur. (Yurt dışı çıkış harç pulu ve vize bandrolleri için İstanbul Muhasebe Müdürlüğünden talepte bulunur.) Malmüdürlükleri ve Gümrük Saymanlık Müdürlükleri de küçük ambarlarına eklenmek üzere Muhasebe Müdürlüklerinden talepte bulunur. (Yurt dışı çıkış harç pulu ve vize bandrolleri için doğrudan İstanbul Muhasebe Müdürlüğünden talepte bulunabilirler.)

Bu talep ilk olarak Muhasebe Müdürlüklerine iletilir. İl Muhasebe Müdürlüğü ilçe malmüdürülüklerinden gelen talep doğrultusunda stokunda değerli kağıt var ise talebi karşılar, Stokunda yok ise Darphane’den değerli kağıt talebinde bulunur. Darphane ise muhasebe müdürlüklerinden gelen talep doğrultusunda değerli kağıt stoku ekler ve eklediği stoku gönderir. Böylece muhasebe müdürlüklerine gelen değerli kağıtlar talep eden malmüdürlüklerine gönderilebilir. Muhasebe birimlerine gelen değerli kağıtlar üzerinden işlem yapmak için ana menüde yer alan Stok İşlemlerine tıklanır ve Stok Sorgula Ekranı görüntülenir.

Stok Sorgula Ekranında değerli kağıt stoklarını sorgulamak veya stoklar üzerinden işlem yapmak için öncelikle Sorgula butonu kullanılır. Sorgulanan stokun tür bilgisi, stok adedi, durumu ve çıkış yöntemi gibi genel bilgiler görüntülenir. Stokun daha detaylı bilgilerine ulaşmak için Sonuçlar tablosunda Stok No sütununda yer alan bağlantı seçilir ve Stok Görüntüle Ekranı açılır.

Değerli kağıt stokuna yönelik yapılan işlemler sonucu otomatik oluşan muhasebe kayıtları Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe İşlemlerine yevmiyeleşmek üzere iletilir. Stoka yönelik yevmiyeleşen muhasebe kayıtları Muhasebe Kayıtları alanında görüntülenir.

Değerli Kağıtlara Yönelik Yapılan İşlemler

Stok İşlemleri menüsünden işlem yapılacak ilgili aktif değerli kağıt seçildiğinde İşlemler butonundaki Doğrudan Satış, Zimmete Ver, Büyük Ambardan Stok Aktar, Küçük Ambardan Stok Aktar ve İmha Et gibi seçenekler kullanılabilir.

1. Doğrudan Satış: Stoktaki değerli kağıdı satmak için butonu üzerinden Doğrudan Satış işlemi seçilir ve Doğrudan Satış Penceresi açılır.

Doğrudan Satış Penceresinde değerli kağıdın satılacağı tip, Kişi / Kurum Tipi alanında Kişi seçili gelmektedir. Ancak değerli kağıt kuruma satılacak ise Kişi/Kurum Tipi alanından Kurum bilgisi seçilir. Uyruk bilgisi Yerli olarak seçili gelmektedir, yabancı kişi / kuruma satış olması durumunda Uyruk alanından Yabancı seçilir. Kimlik No alanına satışın yapılacağı kişi veya kurumun kimlik numarası girilir. Girilen kimlik numarasına ait isim bilgisinin yer aldığı alanlar görüntülenir. Stoktaki değerli kağıttan kaç adet satılacağı Adet alanına girilir. Pencerede tüm alanlar doldurulduktan sonar Doğrudan Sat  butonu kullanılır.

Değerli kağıda doğrudan yapılan satışlara yönelik Sistem tarafından otomatik muhasebe      kaydı oluşur ve oluşan muhasebe kaydı yevmiyeleşmek üzere Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe İşlemlerine düşer.

Doğrudan satış, zimmete alınmamış stoktaki değerli kağıtlar için yapılır.

Zimmete alınan değerli kağıtların satış işlemi Doğrudan Satış butonu vasıtasıyla gerçekleştirilmez. Zimmete alınan değerli kağıdın satış işlemi, Zimmetten İşlemleri menüsünde yer alan Zimmetten Satış butonu ile gerçekleştirilir.

Stoktaki değerli kağıtlara doğrudan satış işleminin yapılabilmesi için değerli kağıt türünün çıkış yöntemi” doğrudan satılır” veya “hepsi” olmalıdır.

Doğrudan satışı yapılan değerli kağıdın stok adedi, satış adedi kadar azalır.

Stoktaki değerli kağıtlara yapılan doğrudan satış işleminin bilgilerine, stokun detayının görüntülendiği Stok Görüntüle Ekranından ulaşılır.

• Zimmete Verme: Stok Sorgula Ekranında zimmete verilecek değerli kağıt stoku seçilir ve İşlemler > Zimmete Ver butonu kullanılır. Zimmet Penceresi açılır.

Zimmet Penceresinde değerli kağıt stokunun zimmetine verilecek kişi veya kurumun kimlik numarası ilgili alana girilir. Stoktan kaç adet verileceği Adet alanına girilir. Değerli kağıt hangi kişi veya kuruma verilecek ise hesap kodu değişkenlik gösterdiği için zimmete verilecek kuruma göre doğru hesap kodu seçilerek Zimmete Ver butonu kullanılır.

Değerli kağıt stoku zimmete verildiğinde Sistem tarafından otomatik muhasebe kaydı oluşur ve oluşan muhasebe kaydı yevmiyeleşmek üzere Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe İşlemlerine düşer.

Değerli kağıt stoku zimmete verildiğinde stok adedinde bir azalma görüntülenmez, Stok durumu ne kadar değerli kağıt zimmete verilmiş ise Zimmet Adedi başlığında artar.

Zimmete Ver butonu ile yapılan işlem Zimmet İşlemleri menüsünden sorgulandığında görüntülenebilir.

c)Büyük Ambardan Stok Aktar: Muhasebe Müdürlükleri, değerli kağıtları satmak veya zimmete vermek gibi işlemleri yapabilmesi için küçük ambarlarına değerli kağıt eklemesi gerekir. Stok İşlemleri menüsünden Küçük Ambarın olduğu değerli kağıt seçilip İşlemler butonu üzerinden Büyük Ambardan Stok Aktar seçeneği seçilip açılan ara pencerede adet girilerek ilgili muhasebe müdürlükleri küçük ambarına stok aktarabilirler.

d)Küçük Ambardan Stok Aktar: Muhasebe Müdürlükleri, değerli kağıtları imha etmek veya Darphane ve Damga Matbaası Saymanlık Müdürlüğüne gönderim yapabilmesi için ilgili değerli kağıdı büyük ambarına aktarması gerekir. Bu işlemi yapabilmek için Stok İşlemleri menüsünden büyük ambarın olduğu değerli kağıt seçilip Küçük Ambardan Stok Aktar butonu kullanıldığında açılan ara penceren adet girilerek büyük ambarlarına stok eklemesi yapılabilir.

e) İmha Et: Muhasebe Müdürlükleri; Malmüdürlükleri ve Gümrük Saymanlık Müdürlüklerinden gelen transfer ve talepler doğrultusunda değerli kağıt imha işlemi yapabilir. Stok İşlemleri menüsünden büyük ambarlarında yer alan ilgili değerli kağıt seçilerek İmha Et butonu ile açılan ara pencereden adet girilir ve büyük ambarlarından imha işlemi gerçekleştirebilirler.

2) Zimmet İşlemleri

Stok İşlemleri menüsünden zimmete verilen değerli kağıtlar Zimmet İşlemleri menüsüne düşer. Burada zimmete verilmiş değerli kağıdın Tür, Kişi/Kurum Kimlik No, Adet gibi bilgiler yer alır.

Zimmete verilen değerli kağıt stoku iptal edilebilmektedir. Zimmeti iptal etmek için zimmet işlemleri menüsünden ilgili zimmet no seçilerek İptal Et butonu kullanılır.

Zimmete verilen değerli kağıt stokunun zimmeti iptal edildiğinde sistem tarafından otomatik muhasebe kaydı oluşur ve oluşan muhasebe kaydı yevmiyeleşmek üzere Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe İşlemlerine düşer.

Zimmet iptal işlemi sonucu oluşan muhasebe kaydı ilgili değerli kağıt zimmete verildiğinde oluşan muhasebe kaydının ters kaydıdır.

Zimmetler alanında iptal edilen zimmetin durum bilgisi Pasif olarak güncellenir.

Zimetten Satış

Zimmete verilen değerli kağıt ilgili kişi, kurum veya idarelerce kullanılmak üzere satılabilir. Bu satış işlemini gerçekleştirmek için satılacak değerli kağıda ait zimmet no seçilerek İşlemler bölümünden Zimmetten Satış butonu kullanılır.

Zimmetten Satış penceresine Kişi/Kurum Kimlik No bilgisi girildikten sonar satılacak adet miktarı doldurularak Zimmetten Sat butonu seçilir.

Değerli kağıt zimmete verildiği sırada seçilen yardımcı hesap kodu üzerinden, herhangi bir zimmetten düşüm işlemi gerçekleştiğinde yine aynı yardımcı hesabı kodu otomatik muhasebe kaydı oluşur ve oluşan muhasebe kaydı yevmiyeleşmek üzere Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe İşlemlerine düşer.

Yapılan satış işlemlerine ait bilgiler Satış İşlemleri menüsüne düşer. Bu işlemi tamamen iptal etmek veya kısmen geri almak için, Satış İşlemleri menüsünden, ilgili satış no seçilerek İptal/İade Et butonu kullanılır. Açılan ara pencereden iptal veya iade olacak adet girilerek işlem tamamlanır.

3- Zimmetten İade: Zimmete verilen değerli kağıt stoku zimmetine verilmiş kişi veya kurum tarafından iade edildiğinde zimmetten iade butonu kullanılır. Zimmetten iade yapabilmek için Zimmet İşlemleri menüsünden ilgili değerli kağıda ait zimmet no seçilerek Zimmetten İade butonu seçilir ve Zimmet İade Penceresi açılır.

Zimmet İade Penceresinde zimmette olan değerli kağıttan kaç adet ve neden iade edildiğine yönelik bilgiler ilgili alanlara girilir. İade Et butonu kullanılır.

Zimmetten iade işlemi yapıldığında Sistem tarafından otomatik muhasebe kaydı oluşur ve oluşan muhasebe kaydı yevmiyeleşmek üzere Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe İşlemlerine düşer.

Zimmetten iade ile Zimmetten İptal arasındaki temel fark İptal Et butonunda adet girmeksizin doğrudan ne kadar zimmete verilmiş stok var ise iptal edilirken, Zimmetten İade butonunda adet ve neden iade edildiğine dair bilgiler girilerek aynı muhasebe kayıtlarının oluşması sağlanır.

Zimmetten iade işlemi yapıldığında, ilgili zimmet adeti iade adedi kadar azalır.

4-Talep İşlemleri: Değerli kağıtlar Muhasebe Müdürlüklerine veya Darphane ve Damga Matbaası Saymanlık Müdürlüğüne gönderilen talepler doğrultusunda iletilmektedir. Değerli kağıt taleplerine yönelik işlem yapmak için ana menüden Talep İşlemleri menüsü seçilir ve Talep Sorgula  Ekranı görüntülenir.

Talep Sorgula Ekranında daha önceden eklenen, stokta yer almayan ya da stokta olması istenilen değerli kağıt talepleri sorgulanır. Ekranda sorgulama alanları kullanılarak istenilen talebe ulaşılır ya da tüm taleplere ulaşmak için doğrudan Sorgula butonu seçilir. Sorgulanan talebin kaç adet talep edildiği, değerli kağıt türü, talep edilme tarihi ve talebin yapıldığı muhasebe birimi gibi bilgiler yer alır. Talebe yönelik daha detaylı bilgilere ulaşmak için Talep No sütunundaki bağlantı seçilir ve Talep Görüntüle Ekranı açılır.

Talep Görüntüle Ekranında talebin değerli kağıt isteme mi yoksa gelen değerli kağıda iade talebi mi olduğu bilgisi Belge Türü alanında görüntülenir. Talebe yönelik durum bilgisi Durum alanında yer alır. Talep durumu Tamamlanmadı ise talep edilen adetin tamamı gönderilmemiştir. Örn. 50 adet Ehliyet türünde değerli kağıt talep edilmiş, Talep edilen birim 40 adet Ehliyet göndermiştir. Bu durumda 50 adetlik talebin tamamı karşılanmadığından talebin durumu Tamamlanmadı olarak görüntülenir.

Talep durumu Tamamlandı olduğunda; Talep edilen adetin tamamı ilgili saymanlık tarafından gönderildiğinde talep durumu tamamlandı şeklinde görüntülenir.

Talep edilen adetin tamamı gönderilmemiş ve kalan adetin gönderilmeyeceği ilgili saymanlık tarafından belirtildiğinde, durum bilgisi Tamamlandı olur. Örn. 50 adet Ehliyet türünde değerli kağıt talep edilmiştir ve ilgili saymanlık bu talebe yönelik 40 adet göndermiştir. Darphane ve Damga Matbaası Saymanlık Müdürlüğü veya Muhasebe Müdürlüğü bu talebin tamamını karşılamayacağını veya tekrar gönderim yapmayacağını bildirdiğinde durum bilgisi Tamamlandı olarak görüntülenir.

Talebe yönelik ilgili saymanlık tarafından gönderilen değerli kağıtlar geldiğinde Gönderim Listesi alanında görüntülenir ve yoldan gelen değerli kağıtlar teslim alındığında bu alanda işlem yapılır.

Ekranda, talebe daha önceden yapılan işlemleri görüntülemek için İşlem Geçmişi seçilir.

• Talep Gönderme: Değerli kağıt talep edildiğinde Darphane ve Damga Matbaası Saymanlık Müdürlüğü veya Muhasebe Müdürlüklerine iletilir.  Talep edilen değerli kağıtlar ilgili saymanlık tarafından sorgulanır ve gelen talepleri göndermek üzere işlem başlatır. Böylece talepler yola çıkmış olur. Gönderilen taleplere yönelik teslim alma ve iptal etme işlemi yapılır. Stokta olması istenen veya stokta kalmayan değerli kağıtlar için talep eklenir. Talep eklemek için Talep Sorgula ekranında yer alan Ekle butonu seçilir ve Talep Ekle Ekranı görüntülenir.

Talep Ekle ekranında kaç adet talep edileceği Adet alanına girilir. Talep edilecek değerli kağıt türü (ehliyet, pasaport, evlilik cüzdanı vb.) Tür alanındaki açılır listeden seçilir.

Değerli kağıt talebinde bulunmak için Belge Türü alanındaki açılır listeden İsteme Belgesi veya İade Belgesi seçilir:

İsteme Belgesi, değerli kağıdı talep etmek için seçilir.

İade Belgesi, daha önceden talep edilmiş ve teslim alınmış değerli kağıdı iade etmek için seçilir. Örn: Teslim alınan 50 adet Ehliyet türündeki değerli kağıttan 10 adeti kusurlu ise iade etmek için talep eklenir. 10 adet iade için talep eklerken Belge Türü alanından İade Belgesi seçilir.

Ekranda talebin yapılacağı muhasebe birimi, İstek Yapılacak Muhasebe Birimi alanındaki listeden seçilir ve Kaydet butonu kullanılır.

• Talep Tesli Al: Talebi karşılayacak saymanlık, talebe yönelik gönderme işlemini başlattığında Gönderme Listesi alanındaki tabloda satır halinde kayıt görüntülenir. Talep edilen değerli kağıttan kaç adet gönderildiği, tarihi ve durumu görüntülenir. Gönderilen talep henüz teslim alınmadıysa durum bilgisi     Teslim Alınmadı olarak görüntülenir. Ancak gönderilen talep teslim alındıysa Gönderme Listesi alanından ilgili kayıt seçilir, Teslim Al butonu seçilir ve Teslim Al Penceresi görüntülenir.

Teslim Al Penceresinde gelen değerli kağıda yönelik bilgiler girilir. Teslim alınan değerli kağıdın adet bilgisi ilgili Teslim Alınan Adet alanına girilir. Talep edilen saymanlığın ambarından gönderilmek üzere çıkan değerli kağıt adedi teslim alındığında eksik ise Ambar Noksanı Adet alanına eksik adet bilgisi girilir. Ambar noksanı haricinde alınmayan değerli kağıt için Bilinmeyen Nedenle Alınmayan Adet alnına alınmayan adet bilgisi girilir. Teslim alınan değerli kağıtlarda herhangi bir kusur var ise Kusurlu Alınan Adet alanına kusurlu adet bilgisi girilir. Pencerede gerekli bilgiler doldurulduktan sonra Teslim Al butonu seçilir.

Teslim alınan değerli kağıt talebine yönelik herhangi bir güncelleme yapılamaz.

Teslim alınan talebe yönelik Sistem tarafından otomatik muhasebe kaydı oluşur ve oluşan muhasebe kaydı yevmiyeleşmek üzere Muhasebe İşlemleri / Ön Muhasebe İşlemlerine düşer.

ALTINCI BÖLÜM

Evrak İşlemleri

Gelen evrak

MADDE 22-(1) Muhasebe Müdürlüğüne gelen evrakların kaydı, Defterdarlık Evrak Kayıt

Servisi tarafından gerçekleştirilir. P.T.T. ile gelen evrakların Muhasebe Müdürlüğüne ait olup olmadığına dikkat edilir. Üzerinde (gizlidir) veya (kişiye özel) yazılı zarflar ayrıldıktan sonra diğer zarflar açılır. Evraklar ilgili birimler itibariyle ayrıldıktan  taranarak BELGE-NET Sistemi’nde Gelen Evrak Hızlı Kayıt’ ya da ‘Gelen Evrak Detaylı Kayıt’ seçenekleri kullanılarak kayıt işlemi yapılır. Kaydet Butonuna basıldığında sistem evraka bir gelen evrak numarası vererek kaydeder.

(2) Birime gelen evraklar Birim Evrak İşlemleri sekmesinden görüntülenir. Birimde gelen evrakçı yetkisi olan kullanıcılar bu sekmeyi görebilir.

Giden evrak

MADDE 23-(1) Giden evrak ve onay yazısı kayıt işlemleriBELGE-NET Sistemi’nde kayıt işlemleri sekmesi kullanılarak yapılır. Giden evrak oluşturulabilmesi için ‘Evrak Oluştur’, onay yazısı için ‘Onay Oluştur’ seçenekleri kullanılır. Kayıt işlemi tamamlandığında sistem tarafından otomatik olarak evrak numarası verilir.

Evrakın Zarflanması ve Gönderilmesi

MADDE 24- (1) Postalanacak evraklar BELGE-NET Postalama İşlemleri sekmesinden görüntülenir. Birimde giden evrakçı yetkisi olan kullanıcılar bu sekmeyi görebilir. Giden evrakların posta işlemleri BELGE-NET üzerinden yapılır, posta işlemi tamamlanmayan evrak karşı birime iletilmez.

(2) P.T.T. aracılığı ile gönderilecek evraklar zarflı olarak, zimmetle gönderilecek evraklar (gizli olanlar hariç) zarfsız olarak gönderilir. Zarfların üzerine evrakın numarası ve gideceği yer yazılır. Postaya verilecek evraklar taahhütlü ve adi olarak iki kısma ayrılır ve posta zimmet defterine ayrı ayrı kayıt edilir. Posta zimmet defteri, her sayfasının altına karbon kağıdı konulmak suretiyle ve iki nüsha olarak doldurulur. Taahhütlü veya adi olmasına göre adi ve taahhütlü yazılarından biri çizilir. Deftere sayfa numarası verilir. Evrakların posta zimmet defterine kayıt işlemi tamamlandıktan sonra P.T.T.’ye veriliş tarihi yazılır. Defterin her sayfasının sağ üst köşesi Müdürlüğün resmi mühürü ile mühürlenir.

YEDİNCİ BÖLÜM

Muhasebe Dönemi, Dönem Başı İşlemleri,

Dönem Sonu İşlemleri ve Yönetim Dönemi

Kamu gelir ve giderlerinin yılı ve mahsup dönemi

MADDE 25- Muhasebe Müdürlüğü Dönem Sonu işlemleri BKMBYS’de defter bazında ilgili merkez saymanlık tarafında yapıldığından Müdürlüğümüzce herhangi bir işlem yapılmamaktadır.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Yıl Sonu Sayımları

Sayımı yapılacak değerler ve sayım kurulları

MADDE 26- (1)Kasa ve veznede bulunan hazır değerler, menkul kıymet ve varlıklar ile

teminat mektubu gibi değerleri, mali yılın son günü itibarıyla, muhasebe yetkilisinin başkanlığı altında muhasebe yetkilisi yardımcısı ve veznedardan oluşturulacak sayım kurulları tarafından sayılır.

Sayımlarda kullanılacak tutanaklar

MADDE 27-(1) Muhasebe Biriminde ve muhasebe yetkilisi mutemetliklerinde yıl sonunda

yapılan sayımlarda; paralar için Kasa Sayımı ve Banka Mevcudu Tespit Tutanağı, alınan çekler için “Alınan Çekler Sayım Tutanağı”, menkul kıymet ve varlıklar (kişilere ait olanlar dahil) ve teminat mektupları sayımında “Menkul Kıymet ve Varlıklar/Teminat Mektupları Sayım Tutanağı” kullanılır. Örneğine uygun olarak ikişer nüsha düzenlenen bu tutanaklar yönetim dönemi hesabı dosyasına bağlanır.

DOKUZUNCU BÖLÜM

Muhasebe Yetkilileri, Veznedarlar ve Muhasebe Birimleri Arasındaki Devir İşlemleri

Muhasebe yetkilileri arasındaki devir işlemleri

MADDE 28-(1) Muhasebe yetkilileri, görevlerinden her ne suretle ayrılırsa ayrılsın, yerine asil veya vekil olarak gelen yada bırakılan memura yönetim dönemine ait hesaplar ile kendisinden

önceki muhasebe yetkilisinden aldığı hesaplara ait devri, aşağıdaki hükümler doğrultusunda vermek zorundadır. Muhasebe yetkilileri, yerlerine vekil tayin edilmeden görevlerinden ayrılamazlar. Ancak, zorunlu nedenler veya görev alanları içerisinde yapacakları denetim ve incelemeler için işlemlerden doğacak sorumluluk kendilerine ait olmak üzere en çok bir gün süre ile vekil tayin edilmeden görevlerinden ayrılabilirler.

(2) Kesin veya uzun süreli ayrılmalarda devir işlemleri ve devir cetvelinin düzenlenmesi:

Tayin, emeklilik gibi haller ile geçici görev, kısa süreli askerlik, aylıksız izin, hastalık izni gibi iki aylık

süreyi aşacağı önceden bilinen ayrılmalarda görevinden ayrılan muhasebe yetkilisi, yerine asil veya vekil olarak gelen muhasebe yetkilisine “Devir Cetveli” düzenleyerek ayrıntılı devir vermek zorundadır.

Devir cetvelinin düzenlenmesinden önce asil veya vekil olarak göreve başlayan muhasebe yetkilisi; hazır değerler, değerli kâğıtlar, menkul kıymet ve varlıklar ile teminat mektubu gibi değerleri sayarak teslim alır. Sayımda çıkan miktarlar, bu değerlere ait defterler üzerinde gösterilmekle beraber durum sayım tutanakları ile de tespit edilir. Sayımlarda, bu Yönergenin ilgili maddelerinde belirtilen sayım tutanakları beşer nüsha düzenlenerek devir cetveline eklenir. Defter ve tutanaklar, devir veren ve alan tarafından imzalanır. Bundan sonra bir yazı ile o günün sonu itibarıyla banka mevcudu sorularak bankadan bildirilen miktarın, banka hesabı defteri kayıtlarına uygunluğu sağlandıktan sonra her iki muhasebe yetkilisi tarafından imzalanır. Aynı gün bankaya ikinci bir yazı yazılarak, devir tarihinden itibaren görevinden ayrılan muhasebe yetkilisinin yerine asil veya vekil olarak atanan muhasebe yetkilisinin kimliği ile tatbiki imzası bildirilir. Ayrılan muhasebe yetkilisi, ayrıldığı tarih itibarıyla yevmiye ve defter kayıtlarını tamamlatarak her ikisi arasında uygunluk sağlar. Bir ay önceye ait belgeler ilgili yerlere gönderilmemiş ise o aya ait belgeleri gönderir. Muhasebe hesaplarına ilişkin önceki aylara ait belgeler, düzenlenecek beş nüsha tutanakla mühürlü torbalar içinde yeni muhasebe yetkilisine teslim edilir ve tutanaklar devir cetvellerine eklenir. İçinde bulunulan aya ait belgeler ise kayıtlarla karşılaştırılarak yeni muhasebe yetkilisine teslim edilir.

Yukarıda belirtilen işlemler yapılıp kasa, vezne ve ambar sayımları sonucu kayıtlara göre noksan veya fazla çıkan tutarlar, ilgili hesaplara kaydedilerek kayıtlar günlük hale getirilir ve bu kayıtlara göre aşağıda açıklandığı şekilde devir cetveli düzenlenir.

1) Devrin yapıldığı günün sonu esas alınarak, her hesabın devir tarihine kadar olan borç ve alacak toplamları ile artıkları alınır. Bu artıkların yevmiye ve yardımcı defter kayıtlarına uygun olması gerekir.

2) Devrin yapıldığı aybaşından devir tarihine kadar olan tahsilât, harcama, mahsup ve göndermeye ilişkin belgelerden noksan çıkanlar yevmiye tarih ve numarasına göre kaydedilir.

3) Ön ödemeler hesap isimlerine göre kaydedilir.

4) Üç numaralı tabloda belirtilen ön ödemelerden süresinde mahsup edilmeyenlerin ayrıntısı

sütun başlıklarına göre kaydedilir.

5) Kişilerden alacaklar hesabında kayıtlı alacaklar; bunlardan tahsil, terkin, nakil ve mahsuplar ile henüz tahsil edilmeyen alacak artıkları, sütun başlıklarına göre kaydedilir. Alacaklara ilişkin teslim edilen ve teslim alınan alacak izleme dosyalarının sayısı, tablonun altındaki ilgili kısımda

belirtilir.

6) Beş numaralı tabloda belirtilen alacaklardan zamanaşımına uğramış olanların ayrıntısı sütun başlıklarına göre kaydedilir.

7) Bu tabloya, bütçe gelirlerine ait tahakkuk toplamı, tahsilât toplamı ve tahakkuk artıkları kaydedilir.

8) Muhasebe biriminde mevcut olan ve alındı kayıt defterinde kayıtlı bulunan alındı ve benzeri belgelerden kullanılmış ve kullanılmamış olanlar sütun başlıklarına göre kaydedilir. 5 yıl öncesine kadar kullanılmış olan alındı ve benzeri belgelerin dipkoçanları teslim edilir ve alınır.

9) Adli ve idari yargı nezdinde açılmış olan ve devam eden dava dosyaları sütun başlıklarına göre kaydedilir.

10) Denetim elemanları tarafından yapılan denetimler sonucunda düzenlenen ve denetim raporları dosyasında saklanması gereken rapor ve yazılar ile kitap ve benzeri yayınlar sütun başlıklarına göre kaydedilir. Tabloların yeterli olmayacağının anlaşılması halinde, aynı bilgileri taşıyan liste düzenlenerek cetvele bağlanır ve bu husus ilgili tabloda “listesi eklidir” şeklinde belirtilir.

(3) Geçici ayrılmalarda devir işlemleri : Kesin veya uzun süreli ayrılma sayılmayan ve iki aydan kısa süreli geçici görev ya da hastalık gibi nedenlerle ayrılmalarda ayrıntılı devir yapılmaz ve devir cetveli düzenlenmez. Bu gibi ayrılmalarda, ayrılan muhasebe yetkililerinin yerlerine bırakacakları vekil memurlar, vekâlet edecekleri süre içindeki işlemlerden sorumlu olacaklarından, kayıtlara göre kasa, veznede bulunan değerleri sayarak teslim alırlar. Sayım işi, bu değerlere ait yardımcı defterlerin devir tarihine rastlayan sayfasına tutanak şeklinde yazılarak devir veren ve devir alan muhasebe yetkilisi ile veznedar tarafından imzalanır. Mührü tutanakla teslim alan yeni muhasebe yetkilisi fiilen görevine başlar. Geçici ayrılmalarda bankaya yazılacak yazı ayrılan muhasebe yetkilisi tarafından imzalanır. Geçici ayrılma, herhangi bir nedenle uzun süreli ayrılmaya dönüştüğü takdirde, üst yönetici tarafından bildirilmesi üzerine devir kurulunca devir cetveli düzenlenerek kesin devir yapılır.

(4) Devir vermeden ayrılmalarda yapılacak işlemler: Muhasebe yetkililerinin devir vermeden

ayrılmamaları; devir alan muhasebe yetkilisinin de, devir aldığı hesaplarda bir noksanlık görüldüğü takdirde kendisi sorumlu olacağından, devir sırasında hesaplar üzerinde ayrıntılı inceleme yapması ve ayrılan muhasebe yetkilisinin devir vermemesi halinde bu durumu maaş nakil ilmühaberinde belirtmesi gerekir. Hastalık, ölüm ve tutuklanma gibi nedenlerden dolayı veya devir vermekten kaçınma hallerinde, ayrılanın yerine gelen asil yada vekil muhasebe yetkilisinin başkanlığında; muhasebe biriminde görevli muhasebe yetkilisi yardımcıları arasından üst yönetici tarafından seçilecek bir üye ile veznedardan oluşan devir kurulu eliyle kasa, vezne ve ambarlarda bulunan değerler yeni muhasebe yetkilisine teslim edilir. Devir kurulu önünde devir vermeyen veya veremeyen muhasebe yetkilisi varmış gibi ayrıntılı devir cetveli düzenlenerek devir işlemleri tamamlanır.

Veznedarlar arasındaki devir işlemleri

MADDE 29-(1) Veznedarların ayrılmalarında günlük kasa hesabı defteri toplamı alınarak veznede bulunması gereken para, eski veznedar tarafından yeni veznedara devredilir ve yardımcı defter toplamını gösteren son sayfasında gerekli açıklama yapılarak altı, muhasebe yetkilisi ve veznedarlar tarafından imzalanır. Bu işlem veznede tüm değerler için yapılır. Ayrılan memura bu devrin onaylı bir örneği verilir.

ONUNCU BÖLÜM

Diğer Hükümler

Vezne ve ambarların kontrolü

MADDE 29-(1) Vezne ve ambarların kontrolü, muhasebe yetkilisi tarafından, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 61 inci maddesine göre hazırlanan yönetmelik hükümlerine göre yapılır.

 Kaybedilen alındılar için verilecek kayıt örnekleri

MADDE 30- (1) Nakden yada mahsuben tahsil olunan paralar ile her ne suretle olursa olsun teslim alınan her türlü değerlere karşılık verilmiş olan alındıların, ilgilileri tarafından kaybedildiği bir dilekçe ile bildirildiği takdirde, kalan sıralı alındı arkasına açıklama yapılmak sureti ile kaybedilen alındının bir örneği dilekçeleri altına veya arkasına yazıldıktan ve onaylandıktan sonra kendilerine verilir. Yatırılan para veya değerlerin geri verilmesi gerektiği takdirde, bu kayıt örneği alındı yerine kabul edilerek gereken işlem yapılır. Kaybedilen alındının tutarı Maliye Bakanlığınca tespit edilecek tutarı geçtiği takdirde, kaybedilen alındının hükmü olmadığı, ilgilileri tarafından gazete ile duyurulur ve gazetenin bir nüshası dilekçeye bağlanır. Kaybedilen alındı banka teminat mektubu için verilmiş ise gazete ilanına gerek yoktur.

Alındı ve benzeri belgelerin iptali

MADDE 31- (1) Sıra numarası sistem tarafından düzenlenme anında verilen alındı ve benzeri belgelerden hatalı düzenlenme nedeniyle iptal edilmesi gerekenler; sol alt köşeden sağ üst köşeye doğru çizilen iki paralel çizgi arasına “iptal” ibaresi yazılmak suretiyle iptal edilir. Ayrıca, iptal edilen bu belgelerin arkasına iptal gerekçesi de yazılarak muhasebe yetkilisi ve belgeyi düzenleyen tarafından imzalanır. İptal edilen alındılar muhasebe işlem fişi ile birlikte ayrı bir dosyada muhafaza edilmek suretiyle saklanır.

 İncelenmek üzere merkezden istenilecek belgeler

MADDE 32- (1) Aylık belgelerin, Sayıştay Başkanlığına gönderilmesinden sonra denetim

Elemanları, adli ve idari mahkemeler ile soruşturmacılar tarafından incelemeleri gerekli görüldüğü takdirde, belgeler; ait oldukları yıl, ay ve yevmiye numaraları ile tutarlarını gösteren bir yazı ile Sayıştay Başkanlığından istenir. Bu yazıya, mahkeme karar veya tutanağının bir sureti ile denetim elemanları dışındaki soruşturmacıların soruşturma onayının bir sureti bağlanır. İnceleme işi tamamlanan belgeler hiç bir surette alıkonulmayarak aynen Sayıştay Başkanlığına geri gönderilir. Konuyla ilgili olarak düzenlenen rapor veya verilen kararın bir sureti de üst yöneticiye verilir. İdari inceleme nedeniyle ya da muhasebe kayıtlarındaki herhangi bir yanlışlığın düzeltilmesi için bazı bilgilerin alınması veya aranılmasına gerek görüldüğü takdirde yapılacak incelemenin niteliği, yazılacak yazıda ayrıntılı olarak açıklanır ve buna ait belge ve cetvelin hangi yıl ve aya ait olduğu ve yevmiye numarası ile tutarı gösterilmek suretiyle istenir.

Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi

MADDE 33- (1) Kurumsal, fonksiyonel ve finans kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlık ancak muhasebe kaydıyla düzeltilir.

Denetim defteri ve denetim raporları dosyası

MADDE 34- (1) Birimde, yapılan denetimlere ilişkin olarak “Denetim Defteri” tutulur. Denetimin kapsamı, dönemi, süresi ve denetim sonucunda düzenlenen rapor veya yazının tarih ve sayısını gösteren bu defter, denetim bitiminde ilgili denetim elemanı tarafından sütun başlıklarına göre doldurularak imzalanır ve mühürlenir.

Denetim elemanları tarafından yapılan denetimler sonunda düzenlenen ve denetim defterine kaydedilerek Üst Yönetici ya da Muhasebe Birimine gönderilen rapor veya yazılar ile bunlara verilen cevaplar aşağıdaki şekilde saklanır. Müfettiş ve kontrolörler tarafından iki nüsha olarak tebliğ edilen raporların bir nüshası ve bu rapor üzerine ilgili memurlar ile üst memurlar tarafından verilecek cevapların birer nüshası bir araya getirilerek üzerine raporun tarih ve numarası ile sayfa sayısının yazıldığı bir dosya içerisine konulur. Dosyalar, denetim raporları adıyla açılacak bir klasörde denetim defterindeki kayıt sırasına uygun biçimde saklanır. Denetim defteri ve denetim raporları, ilgili memurların görevlerinden ayrılmaları halinde yerlerine atanan asil yada vekil memurlara aynen teslim edilir. Ayrılan memurun bu defter ve dosyaları teslim etmesi ve yerine gelen memurun da bunu araması gerekir.

Basılı kağıt talepleri

MADDE 35-(1) Muhasebe işlemlerinde kullanılan ancak muhasebe birimlerinde bilgisayar ortamında üretilemeyen belge, cetvel ve defterler Bakanlığımıza bağlı Kıymetli Evrak ve Basılı

Kağıtlar Şube Müdürlüğü’nden (İstanbul) talep edilir. Talep edilen basılı kağıdın ambar ayniyat numarasının belirtilmesine, kullanımdan kaldırılmış basılı kağıt talep edilmemesine dikkat edilecektir. İl ihtiyacı olarak Kıymetli Evrak ve Basılı Şube Müdürlüğü’nden gönderilen basılı kağıtların muhasebe birimlerine dağıtımı, bu Muhasebe birimlerinin talepleri dikkate alınarak, Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğünce yapılır.

Özlük hizmetleri

MADDE 36- (1) Özlük hizmetleri; muhasebe müdürlüğünde çalışan personelin özlük bilgileri ile ilgili dosyalarını düzenlemek, yıllık izin, mazeret izni ve fazla çalışma ve sağlık raporu ,le ilgili işlerini yürütmek, ayrıca muhasebe müdürlüğünün ihtiyacı olan demirbaş, kırtasiye gibi ihtiyaçlarını karşılamak, muhafaza etmek, demirbaşlarla ilgili kayıtları tutmak, izlemek ve muhasebe müdürü tarafından verilecek diğer işleri yapmaktır.

Sorumluluk

MADDE 37- (1) Muhasebe Müdürü Muhasebe Birimine ait görevlerin zamanında yerine getirilmesinden Defterdarlık makamına karşı sorumludur.

Hesap devri

MADDE 38- (1) Muhasebe Müdürü, yerlerine atanan veya görevlendirilen asil veya vekil Muhasebe Müdürü göreve başlamadan ve hesabını devretmeden görevinden ayrılamaz. Muhasebe Müdürünün devir süresi yedi gündür.

Çalışmalarda işbirliği ve uyum

MADDE 39- (1) Muhasebe Birimi faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, Muhasebe Müdürünün başkanlığında servis şeflerinin katılımı ile her ayın ikinci pazartesi günü değerlendirme toplantısı yapılır. Bu toplantılarda, Birim Sorumlusunun faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.

Tereddütlerin giderilmesi

MADDE 40- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Defterdarlık Makamı yetkilidir. Bu Yönergede düzenlenmeyen hususlarda, ilgili mevzuatına göre işlem tesis edilir.

Yürürlük

MADDE 41- (1) Bu Yönerge Defterdarın onayını müteakip yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 42- (1) Bu Yönergeyi Defterdar adına Muhasebe Müdürü yürütür.